Nettiajanvaraustoimintojen käyttöönoton vaiheet
Varauksen tekeminen nettiajanvarauskalenterissa
Nettiajanvaraus (uusi muotoilu)
Nettiajanvarauksen tietojen täsmäytys Provetin asiakas- ja potilastietoihin
Nettiajanvarausten avulla asiakkaat voivat itsenäisesti tehdä ajanvarauksia heille sopivaan ajankohtaan. Toiminnallisuuden ansiosta ajanvarauksien hallinnasta vapautuu aikaa muille tehtäville klinikalla.
Provetin nettiajanvaraustoimintoihin kuuluu hallinnointiominaisuuksia, joiden avulla ajanvarausten tekemistä voidaan ohjata. Voidaan esimerkiksi päättää, mitkä palvelut ja hoidot ovat varattavissa nettiajanvarauksella, sekä määrittää mitkä ajanjaksot ovat nettiajanvarauksille avoimena. Nettiajanvarauksille voidaan määrittää myös tietoja, jotka näkyvät asiakkaille ajanvarausta tehdessä.
Huomaa
Uusi muotoilu Online Booking on saatavilla. Lue lisää uudesta muotoilusta tai opi ottamaan sen käyttöön asiakkaillesi.
Nettiajanvaraustoiminnallisuuden aktivoimisen jälkeen Provetissa voidaan muokata nettiajanvarausten asetuksia ja määrittää seuraavia tietoja:
Seuraavaksi kuvaillaan nettiajanvarausprosessia ja sen eri vaiheita, ja kuinka asiakkaiden ajanvaraukset tapahtuvat nettiajanvarauskalenterista.
Nettiajanvarauksen aloitussivulla näytetään Tiedot-kenttään määrittämäsi teksti, jota hallinnoidaan nettiajanvarausten asetuksissa. Katso alla kuvakaappausessa kohdassa (A).
-
Mikäli ympäristössäsi on useita toimipisteitä ja nettiajanvarauskalenterin asetuksissa määritetty yhteinen nettiajanvarauskalenteri, tulee ensimmäisenä valittavaksi toimipiste, jolle ajanvarausta tehdään.
-
Mikäli toimipisteasetuksissa on valittu käyttöön lajikohtaiset käynnin syyt, tulee myös Laji valittavaksi nettiajanvarauskalenteriin, jonka mukaan lajikohtaiset käyntisyyt tulevat saataville.
-
Tämän jälkeen valitaan käyntisyyryhmä, joihin esimerkiksi eläinlääkäri- ja hoitajakäynnit voidaan määritellä erikseen.
-
Seuraavaksi valitaan käynnin syy listalta. Mikäli erillisä ohjeita on määritetty käyntyisyiden asetuksissa, ne näkyvät käynnin syyn alapuolella. Katso kuvakaappauksessa kohta (B).
-
Kalenterissa valittu päivä näkyy lilana, ja vihreällä näkyvät muut päivät, joilla on vapaita aikoja.
-
Valitun päivän vapaat ajat näytetään sivun alaosassa. Sen yläpuolella on suodatin, jolla voidaan valita vuorokaudenaika, jonka vapaita aikoja halutaan tarkastella. Nettiajanvarauskalenteriin valittavaksi tuleviin aikoihin vaikuttaa eri asetukset, kuten käyntisyyn asetukset, jolloin käyntisyylle voidaan määrittää vain tietty ajanjakso valittavaksi. Tämän lisäksi nettiajanvarauskalenteriin määritetyt yleiset asetukset: Varattavissa olevat ajat ja Vaadittu aika ennen ajanvarauksen alkua, jotka määritetään Nettiajanvarauksen asetuksissa. Näiden asetusten avulla voidaan rajata, ettei ajanvarauksia tule esimerkiksi enää loppuillasta juuri ennen sulkemista — tai todella lyhyillä varoitusajoilla
-
Lopulta haluttu aika valitaan listalta painikkeella: Valitse.
Tämän jälkeen uusi sivu avautuu. Varauksen tiedot näytetään sivun yläosassa, aiemmin tehtyjen valintojen mukaan. Kesto ja hoitavan henkilön nimi voidaan valita esille tai piilottaa nettiajanvarauksen asetusten määrityksillä.
-
Ajanvarausta koskien täytetään eläimen omistajan tiedot. Kaikki pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*).
-
Asiakas täyttää lemmikkinsä tiedot. Vain yhden lemmikin tapaamiset ovat saatavilla online-varaus. Tekstikenttään lisättävät tiedot esitetään nimitystä koskevissa yksityiskohdissa ja kuulemisen yleisistä tiedoista laadittavassa osiossa. Huomaa, että asiakkaita pyydetään tarkistamaan matkapuhelinnumeronsa käyttämällä kertaluonteista tekstiviestikoodia, ennen kuin he vahvistavat tapaamisen. Lisätietoja siitä, miten todentaminen toimii, katso Online Booking Verification and Security.
-
Nettiajanvarauksen yhteydessä voidaan valita Muista minut, jolloin tiedot tallentuvat selaimen muistiin. Näin seuraavan kerran tietoja ei tarvitse enää täyttää uudelleen, vaan ne tulevat esitäytettyinä ja muokattavina.
-
Lopulta valitaan Vahvista ajanvaraus, jolloin nettiajanvaraus hyväksytään. Nettiajanvaraus näkyy ennen vahvistusta ajanvarauskalenterissa alustavana ajanvarauksena, mutta hyväksynnän jälkeen nettiajanvarauksen tiedot tulevat kalenteriin näkyviin. Nettiajanvarauksesta tulee vahvistusviesti sähköpostiin, sekä yhteenveto ajanvarauksesta näytetään lopuksi selaimella.
Huomaa
Nettiajanvarauksesta voi varata ajan vain yhdelle lemmikille kerrallaan. Usean eläimen käynnille tulee varata aika suoraan klinikalta.
Asiakkaille nettiajanvarausprosessi on uuden muotoilun kanssa samanlainen kuin nykyään, mutta mukana on useita käytettävyyden parannuksia.
Ajanvarauksen tekeminen uudessa nettiajanvarausportaalissa on seuraava:
-
Asiakas määrittää ajanvarauksen kriteerit. Yleisistä asetuksistasi riippuen tämä voi sisältää toimipisteen valitsemisen ja eläinlajin valitsemisen. Varoitus näytetään, jos asiakkaan aikavyöhyke ei vastaa klinikan aikavyöhykettä.
-
Käyntisyyryhmät näytetään laajenevassa valikossa. Asiakas avaa valikon ja valitsee tietyn käynnin syyn. Käyntisyykohtaiset ohjeet, jotka on määritetty käynnin syyn asetuksissa, näytetään käynnin syyn alapuolella.
-
Kalenterissa oleva piste päivämäärän alla osoittaa, että päivälle on varattavissa aikoja. Asiakas valitsee päivän.
-
Valitun päivän käytettävissä olevat ajat luetellaan päivämäärän alapuolella. Jos valittu, vastaava eläinlääkäri näytetään kellon ajan alla. Asiakas valitsee sopivan ajan vapaana olevista ajoista.
-
Asiakasta pyydetään syöttämään heidän sähköpostiosoitteensa todentamista varten.
-
Ajanvarauksen tiedot -vuoropuhelu aukeaa. Kun asiakas aloittaa varauksen, näkyviin tulee 10 minuutin laskuri, joka näyttää kauan aika on varattuna.
-
Asiakas täyttää lemmikkinsä tiedot. Vaaditut kentät on merkitty tähdellä (*). Vain yhden lemmikin tapaamiset ovat saatavilla online-varauksessa. Uusia asiakkaita voidaan pyytää vahvistamaan henkilöllisyytensä sähköpostitse ja joissakin tapauksissa myös tekstiviestillä, ennen kuin he vahvistavat tapaamisen. Lisätietoja siitä, miten todentaminen toimii uudessa suunnittelussa, katso Online Booking Verification and Security.
-
Asiakas valitsee Varaa aika viimeistelläkseen varauksen.
Tämän jälkeen varaus lisätään ajanvarauskalenteriin ja valitut vahvistusviestit lähetetään.
Kun Provet vastaanottaa asiakas- ja eläintiedot nettiajanvarauksesta, se yrittää automaattisesti täsmäyttää tiedot olemassa oleviin tietoihin järjestelmässäsi. Näin vältetään asiakkaiden ja eläinten päällekkäisyydet.
Asiakkaan täsmäytys
Asiakkaan tietojen täsmäytyksessä tarkastellaan:
-
Etunimi täsmää tarkalleen
-
Sukunimi täsmää tarkalleen
-
Näiden lisäksi ainakin yhden seuraavista on täsmättävä:
-
Puhelinnumero
-
Sähköpostiosoite
-
Osoite
-
Nettiajanvarausta tarkisteltaessa ajanvarauksella näytetään viesti tietojen täsmäytystä koskien, jonka perusteella jatketaan:
-
Mikäli löydetään yksittäinen vastaava asiakas, nettiajanvaraukseen yhdistetään asiakkaan tiedot Provetista automaattisesti ajanvaraukseen. Ajanvarauksessa näytetään vahvistusviesti onnistuneesta täsmäytyksestä.
-
Mikäli löydetään useita mahdollisia asiakkuuksia, ajanvarauksella näytetään luettelo kaikista mahdollisista vastineista (esim. nimi, sähköpostiosoite tai puhelinnumero). Ajanvarauksella valitaan: Näytä mahdolliset saman asiakkaan osumat, jolloin asiakasluettelo avautuu. Tämän jälkeen:
-
Voidaan luoda kokonaan uusi asiakas, käyttämällä nettiajanvarauksen esitietoja
-
Voidaan jatkaa valitsemalla listalta asiakas
-
-
Mikäli nettiajanvarauksen asiakkaalle ei löydy osumaa, silloin uusi asiakas luodaan. Tiedot esitäytetään nettiajanvarauksessa annetuilla tiedoilla.
Käytännössä: asiakas yhdistetään, kun Provetissa löytyy vain yksi asiakas samalla etu- ja sukunimellä, sekä esimerkiksi puhelinnumerolla — mutta sähköpostiosoite on eri. Tietoja ei kuitenkaan automaattisesti päivitetä nettiajanvarauksen tiedoista asiakastietoihin. Mikäli Provetista löytyisi useampi asiakas tarkasteltavien tietojen perusteella, yhdistämistä ajanvaraukselle ei automaattisesti tapahdu, vaikka jonkin asiakkaan tiedot (osuisivat vielä tarkemmin) nettiajanvarauksen tietojen perusteella.
Eläimen täsmäytys
Mikäli asiakkaan täysmäytys on onnistunut, etenee Provetin tarkistus yhdistämään eläimen tietoja. Eläimen tietojen täsmäytyksessä tarkastellaan:
-
Eläimen omistajan tiedot täsmäävät
-
Eläimen nimi täsmää tarkalleen
-
Eläimen laji täsmää tarkalleen
Täsmäytettyjen tietojen esittäminen
Mikäli asiakas on onnistuttu täsmäyttämään nettiajanvarauksen tiedoista ajanvaraukselle, mutta asiakkaan tiedoista ei löydy ajanvarauksella ilmoitetun eläimen tietoihin täsmäävää eläintä ohjelmasta, näytetään ajanvarauksella viesti. Ajanvaraukselle valitaan asiakkaan tiedoista löytyvä eläin, tai luodaan uusi eläin. Uutta eläintä luotaessa nettiajanvarauksella annetut tiedot ovat lomakkeelle esitäytetty.
Kalenterissa Provet näyttää ajanvarauksen tietojen yläpuolella viestin, onko nettiajanvarauksen asiakas ja eläin saatu onnistuneesti täsmättyä ohjelmassa olevien tietojen kanssa:
-
Asiakasta tai eläintä ei ole saatu täsmättyä:
"Nettiajanvarauksen asiakasta ja eläintä ei ole saatu täsmättyä Provetissa. Muokkaa ajanvarausta valitaksesi olemassa oleva asiakas tai lisää uusi."
-
Asiakkaan täsmäytys onnistunut, mutta eläimen täsmäytys ei onnistunut:
"Asiakkaan täsmäytys onnistui, mutta Provetista ei löytynyt vastaavaa eläintä. Muokkaa ajanvarausta valitaksesi olemassa oleva eläin tai luo uusi."
-
Asiakas ja eläin on saatu täsmättyä:
"Nettiajanvarauksen asiakas ja eläin on täsmätty Provetin asiakas- ja potilaskirjausten kanssa."
Päivitetty
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.