Automaattisten kutsujen luominen ja hallinta

Huomaa

Tässä artikkelissa kuvattu kutsusääntöjen luontikäyttöliittymä saattaa poiketa siitä, mitä näet omassa ympäristössäsi. Löydät silti kaikki kutsusäännöt menemällä kohtaan Asetukset > Listat & Mallipohjat > Kutsut.

Automaattiset kutsut lähetetään kutsusääntöjen perusteella. Kutsusääntöjä voi luoda eläinlääkärikäynneille, rokotuksille, verikokeille, erilaisille diagnooseille, rutiinipistoksille tai muille palveluille. Seuraavaa erääntyvää palvelua koskeva kutsu aktivoituu automaattisesti kutsusäännön ehtojen perusteella ja lähetetään asiakkaalle määritellyn lähetysaikataulun mukaisesti.

On tärkeää, että kutsujen säännöt ovat riittävän tarkkoja, jotta ne ovat suoritettavan palvelun kannalta merkityksellisiä, mutta eivät liian tarkkoja, jotta skenaario ei koskaan toteudu. Muista myös määritellä kutsujen säännöt niin, että päällekkäisiä vakiotekstejä ei ole, sillä ne voivat aiheuttaa tarpeetonta sekaannusta.

Automaattisen kutsun luominen

Huomaa

Varmista ennen automaattisten kutsusääntöjen luomista, että olet luonut kutsuviestejä varten tarvittavat kutsujen vakiotekstit. Vakiotekstejä käytetään kutsusääntöjä määritettäessä.

Siirry Asetukset > Listat & mallipohjat > Kutsut > Automaattisten kutsujen säännöt -osioon ja valitse Lisää.
Kutsun aktivointi -osion alla, valitse, luodaanko kutsu käyntien, käsikauppamyynnin vai molempien kautta. Voit myös valita Eläimen luominen -vaihtoehdon, jos kutsu pitäisi aktivoitua, kun uusi eläin luodaan.
Valitse Aktivoiva tapahtuma -osiossa, luodaanko kutsu, kun sääntöehdoissa määritelty tuote listätään, vai kun käynti tai käsikauppamyynti viimeistellään.
Valitse Seuraava.
Ehtojen logiikka -osiossa valitse, luodaanko kutsu, kun jokainen ehto täyttyy, tai kun vähintään yksi ehto täyttyy. Jos ehdot eivät täyty, kutsua ei luoda.
Määritä vähintään yksi ehto täyttämällä seuraavat kentät:
- Ehto: tuote, eläinlaji, eläimen ikä kuukausina, käynnin diagnoosi tai käyntien määrä eläimellä.
- Vertailu: operaattori määräytyy valitun ehdon mukaan.
- Arvo: esimerkiksi tietty rokote, jos ehtona tuote, tai 'kissa', jos ehtona eläimen laji.
Esimerkki

Asetetaan ehto 'Tuote' - 'Sisältää' - 'Toimenpide: Vuosittainen tarkistus'. Tämä lähettää kutsun asiakkaalle, kun hänen lemmikkinsä vuositarkastus on ajankohtainen. Katso lisää esimerkkejä kutsusäännöistä.

Lisää enemmän ehtoja valitsemalla + Lisää ehto. Poista ehto klikkaamalla ehdon rivin lopussa olevaa roskakori-painiketta.

Huomaa

Rokotuskutsujen osalta on suositeltavaa linkittää ehtoon rokotustoimenpide (rokotelääkkeen sijaan). Jokaisen säännön on sisällettävä vähintään yksi ehto.
Vapaaehtoisesti voit määrittää olosuhteet, joiden mukaan odottava kutsu pysäytetään automaattisesti tai peruutetaan pysyvästi, asettamalla Pysäytä/Peruuta ehtoja -valinnan päälle. Kohdassa Toimintotyyppi, valitse Pysäytä ehto kutsun tilapäiseen pysäyttämiseen tai Pysäytä ja peruuta ehto sen pysyvään peruuttamiseen. Määritä seuraavat jokaiselle ehdolle:
- Ehto: käynnin syy, käynnin syyn ryhmä, tai tuote.
- Vertailu: operaattori määräytyy valitun ehdon mukaan.
- Arvo: tietty käynnin syy, käyntisyyryhmä tai tuote.
Jos haluat lisätä enemmän pysäytys- tai peruutusehtoja, valitse + Lisää ehto. Jos haluat poistaa ehdon, valitse roskakorin painike rivin lopussa.

Huomaa

Provet tarkistaa pysäytysehtoja, kun ajanvaraus tai käynti luodaan, tai kun tuote lisätään käynnille tai laskulle. Pysäytys- ja peruutusehtoja tarkistetaan myös, kun käynti tai lasku viimeistellään.
Valitse Seuraava.
Kohdassa Kutsun eräpäivä, syötä kuinka monta päivää aktivoivan tapahtuman jälkeen kutsu erääntyy.
Kohdassa Kutsun lähetystapa, valitse sähköposti, tekstiviesti, posti tai ulkoinen.
- Voit käyttää Posti -vaihtoehtoa sisäisenä muistutuksena ottaaksesi yhteyttä asiakkaaseen jollakin muulla tavalla, esimerkiksi puhelimitse. Jos haluat lähettää muistutuskirjeen postitse, huomaathan, että sinun täytyy tulostaa kirje erikseen, esimerkiksi erikseen luodulla Word- tai PDF -lomakkeella.
- Jos käytät integroitua kolmannen osapuolen palvelua kutsujen lähettämiseen, valitse Ulkoinen.
Valitse Kutsun mallipohja -alasvetovalikosta kutsuviestille käytettävä tekstimallipohja.
Valitse Kutsun lähetysaika -kohtaan, kuinka monta päivää ennen tai jälkeen eräpäivästä kutsu lähetetään.
Lisätäksesi lisää kutsuja samaan sääntöön, valitse + Lisää kutsu. Voit lisätä jopa 10 kutsua per sääntö, jokaiselle omalla lähetystavalla, mallipohjalla ja lähetysajalla.
Voit asettaa kutsut toistumaan automaattisesti, kytkemällä Toistuvat kutsut -valinta päälle ja määrittämällä seuraavat asetukset:
- Toistotiheys: valitse kuinka usein kutsut toistuvat; Päivittäin, Viikoittain, Kuukausittain, tai Vuosittain.
- Toista joka: kirjoita päivien määrä jokaisen toistumisen välillä.
- Toista: kirjoita kuinka monta kertaa kutsun pitäisi toistua.
Valitse Seuraava.
Lisää Säännön nimi -kenttään nimi kutsusäännölle.
Kohdassa Tila, valitse onko sääntö Aktiivinen vai Ei käytössä.
Syrjäyttää -pudotusvalikossa (valinnainen) voit valita kaikki olemassa olevat kutsusäännöt, jotka tämän kutsusäännön tulisi kumota, kun molemmat kutusäännöt soveltuvat. Tällä voidaan estää tuplakutsujen lähettäminen asiakkaille.

Esimerkki

Rabiesrokote voi olla voimassa 1 vuoden tai 3 vuoden ajan. Jos eläin saa 3 vuoden rokotteen ja käytät samaa rokotustoimenpidetuotetta kummallekin rokotukselle, 3 vuoden kutsussääntö syrjäyttää 1 vuoden säännön. Lisää 1 vuoden sääntö 3 vuoden säännön Syrjäyttää -kenttään. Katso myös Rokotusmuistutukset.
Tarkista kaikki asetukset ja valitse Luo sääntö.

Sääntö lisätään aktiiviselle toimipisteelle. Mikäli haluat tarkastella kaikkien toimipisteiden kaikkia sääntöjä, valitse tyhjä vaihtoehto Toimipiste -valikosta (Listat & mallipohjat > Kutsut -osiossa).

Voit muokata tai poistaa automaattista kutsusääntöä valitsemalla kynän tai roskakorin painikkeen sääntörivin lopussa.

Katso esimerkkejä asiakkaalle lähetettävistä kutsusähköposti- ja tekstiviesteistä.