Käynnin työnkulku ja tilat

Käyntiprosessi on keskeinen työvaihe, jossa eläinlääkärit tapaavat asiakkaita ja potilaita. Provet kattaa koko käynnin työnkulun ajanvarauksesta käyntiin, laskutukseen ja maksuihin. Provetin käyttöliittymän kuvakkeiden ja värikorostusten avulla on helppo seurata käynnin tilaa.

Seuraavissa osioissa esitetään yleiskatsaus käynnin työnkulun vaiheista ja niihin liittyvistä tiloista. Lisätietoja kustakin vaiheesta on osioiden linkeissä.

Tulevat

Kun uusi ajanvaraus luodaan, sen tila on "Tulevat". Tulevat ajanvaraukset näkyvät harmaina ajanvarauskalenterissa. Työpöydällä ne näkyvät Ajanvaraukset -osiossa harmaalla tilamerkinnällä.

Jos asiakas myöhästyy sovitusta ajanvarauksesta tai peruuttaa sen, ja ajanvaraus merkitään manuaalisesti Saapumatta jääneeksi , ajanvarauksen tila muuttuu "Ei tullut paikalle". Nämä ajanvaraukset näkyvät valkoisina ajanvarauskalenterissa ja harmaalla tilamerkinnällä työpöydällä. Kokonaan peruutetut ajanvaraukset näkyvät harmaina työpöydällä ja ne poistetaan ajanvarauskalenterista.

Jos myöhästynyttä ajanvarausta ei ole manuaalisesti merkitty saapumatta jääneeksi tai peruutetuksi, ajanvarauksen tila muuttuu alkamisajan jälkeen automaattisesti muotoon "Menneet". Menneet ajanvaraukset näytetään keltaisella värillä ajanvarauskalenterissa ja keltaisella tilamerkinnällä työpöydällä.

Tulevat ajanvaraukset voidaan merkitä manuaalisesti vahvistetuiksi. Vahvistetut ajanvaraukset näkyvät ajanvarauskalenterissa tekstillä "Vahvistettu".

Kirjattu sisään

Kun asiakas ja eläin ovat saapuneet klinikalle, ajanvaraus voidaan päivittää tilaan "Kirjattu sisään". Tämä on valinnainen vaihe, jota käytetään yleensä silloin, kun vastaanottovirkailija kirjaa potilaan sisään ennen kuin eläinlääkäri aloittaa käynnin. Kun eläinlääkäri hoitaa vastaanottoprosessin ja aloittaa käynnin suoraan, "Kirjattu sisään" -vaihe voidaan ohittaa.

Ajanvarauskalenterissa sisään kirjatut ajanvaraukset näkyvät violetilla. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa violetilla tilamerkinnällä.

Työn alla

Kun käynti alkaa, ajanvarauksen tila päivitetään muotoon "Työn alla". Käynnin aikana suoritetaan eläinlääkinnällisiä hoitotoimenpiteitä, diagnostiikkaa, lisätään käyntikertomukset, tuotteet, kotiutusohjeet ja muut tiedot. Ajanvarauksen tila päivittyy automaattisesti, kun käyttäjä alkaa lisätä tietoja käyntisivulle, mutta tila voidaan päivittää myös manuaalisesti.

Meneillään olevat käynnit näkyvät ajanvarauskalenterissa sinisellä. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa sinisellä tilamerkinnällä.

Valmis kotiutettavaksi

Kun käynti ja hoidot ovat valmiit, käynnin tila voidaan päivittää muotoon "Valmis kotiutettavaksi". Tämä vaihe on valinnainen riippuen organisaatiosi prosessista ja klinikan toimipisteasetuksista. Tämän vaiheen aikana klinikan henkilökunta käy yleisesti läpi mahdolliset kotiutusohjeet ja keskustelee asiakkaan kanssa kotiin vietävistä lääkkeistä. Sen jälkeen he siirtävät asiakkaan ja potilaan kassalle laskutusta varten.

"Työn alla"-tilasta on mahdollista siirtyä suoraan laskutukseen, tai "Valmis kotiutettavaksi" -tilan jälkeen voidaan käyttää lisätilaa "Laskutus".

Ajanvarauskalenterissa kotiutettavaksi valmiit käynnit näkyvät sinivihreällä värillä. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa sinisellä tilamerkinnällä.

Laskutus

Organisaatiosi prosessista ja toimipisteen asetuksista riippuen, 'Valmis kotiutettavaksi' -tilan jälkeen voidaan käyttää lisätilaa 'Laskutus'. Tässä vaiheessa laskuluonnos ja kaikki kulut tarkistetaan oikeellisuuden ja täydellisyyden varmistamiseksi. Lisäksi voidaan lisätä mahdolliset viime hetken myyntituotteet.

Ajanvarauskalenterissa kotiutettavaksi valmiit käynnit näkyvät sinivihreällä värillä. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa vaalean violetilla tilamerkinnällä.

Kotiutettu

Toimipisteasetuksista riippuen laskun viimeistely ja maksun lisääminen voidaan suorittaa yhdessä tai erikseen kahdessa vaiheessa.

Kaksivaiheisessa laskutuksen työnkulussa käynnin tila päivitetään muotoon "Kotiutettu" kun lasku on viimeistelty. Tässä vaiheessa käynti on päättynyt ja lasku on viimeistelty, mutta maksuja ei ole vielä vastaanotettu. Jos laskun viimeistely ja maksun lisääminen tehdään yhdessä vaiheessa, käynnin tila päivitetään suoraan muotoon "Lasku maksettu".

Ajanvarauskalenterissa kotiutuneet käynnit näkyvät vihreällä. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa vaalean vihreällä tilamerkinnällä.

Lasku maksettu

Kun laskun maksut on lisätty, käynnin tilaksi muuttuu "Lasku maksettu" ja prosessi on valmis.

Ajanvarauskalenterissa valmiit käynnit näkyvät vihreällä. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa vaalean vihreällä tilamerkinnällä.