Skapa och hantera automatiska patientpåminnelser

Notera

Gränssnittet för automatiska regler för påminnelser som beskrivs i den här artikeln kan skilja sig från vad du ser i ditt system. Du kan fortfarande komma åt alla påminnelseregler genom att gå till Inställningar > Listor & mallar > Påminnelser."

Automatiska påminnelser skapas och skickas baserat på påminnelseregler. Du kan skapa påminnelseregler för exempelvis undersökningar, vaccinationer, blodprov och olika diagnoser. När det är dags för en tjänst, skickas en påminnelse automatiskt till kunden enligt angivet datum och tid.

För att skapa effektiva påminnelseregler är det viktigt att hitta en balans mellan att vara tillräckligt specifik för tjänsten, men inte så specifik att regeln aldrig används. Se också till att definiera dina påminnelseregler så att det inte finns några överlappande eller dubbla mallar eftersom det kan orsaka förvirring.

Skapa en automatisk påminnelse

Notera

Innan du skapar regler för automatiska påminnelser måste du kontrollera att du har skapat de påminnelsemallar som behövs för påminnelsemeddelandena. Mallarna används i inställningarna för påminnelsereglerna.

Gå till Inställningar > Listor & mallar > Påminnelser > Automatisk regel för skapande av påminnelser och välj Lägg till.
Under Triggerflöde, välj om påminnelsen ska skapas från konsultationer, kassaförsäljningar eller båda. Du kan även välja att påminnelsen ska triggas när en ny patient skapas.
Under Utlösande händelse, väljer du om påminnelsen ska skapas när en artikeln som definierats under villkoren läggs till, eller när konsultations- eller kassaförsäljningen avslutas.
Välj Nästa.
Under Villkorslogik, välj om påminnelsen skapas när samtliga villkor är uppfyllda eller när minst ett villkor är uppfyllt. Om inga villkor är uppfyllda, skapas ingen påminnelse.
Definiera minst ett villkor genom att fylla i följande fält:
- Villkor: artikel, patientart, patientens ålder i månader, konsultationsdiagnos eller antal konsultationer för patienten.
- Jämförelse: operatorn beror på det valda villkoret.
- Värde: t. ex. en vaccinationsartikel eller "katt" som patientens art.
Exempel

Exempel: 'Artikel' 'om' 'Åtgärd: Årlig undersökning' skickar en påminnelse till en kund när det är dags för en årlig undersökning av deras husdjur. Se fler exempel på automatiska regler för skapande av påminnelser.

För att lägga till fler villkor, välj + Lägg till villkor. För att ta bort ett villkor, välj papperskorgsikonen i slutet av villkorsraden.

Notera

För vaccinationsartiklar, koppla åtgärdsartikeln och inte medicinartikeln. Varje regel måste inkludera minst ett villkor.
Valfritt; för att definiera villkor under vilka en pågående påminnelse automatiskt pausas eller permanent avbryts, slå på Pausa/Avbryt villkor-knappen. Under Åtgärdstyp, välj Pausa villkor för att temporärt pausa påminnelsen, eller Pausa och avboka villkor för att permanent avbryta den. Definiera följande för varje villkor:
- Tillstånd: Bokningstyp, orsaksgrupper eller artikel.
- Jämförelse: beror på det valda villkoret.
- Värde: den specifika bokningstypen, gruppen eller artikeln.
För att lägga till fler villkor, för paus eller avbokning, välj + Lägg till villkor. För att ta bort ett villkor, välj papperskorgsikonen i slutet av villkorsraden.

Notera

Paus/avbokningsvillkor kontrolleras när en bokning eller konsultation skapas, eller när en artikel läggs till i en konsultation eller faktura. Paus och avbokningsvillkor kontrolleras också när en konsultation eller kassaförsäljning fastställs.
Välj Nästa.
I fältet Tjänstens förfallodatum, ange hur många dagar efter händelsen tjänsten ska utföras.
Under Sätt att skicka påminnelse, välj e-post, SMS, post eller externt.
- Du kan använda alternativet "post" som en intern påminnelse om att kontakta kunden på något annat sätt, t. ex. per telefon. Om du vill skicka ett påminnelsebrev per post, observera att du måste skriva ut brevet separat, t. ex. från ett patientformulär i Word eller PDF.
- Om du använder en integrerad tredjepartstjänst för att skicka påminnelser, välj Externt.
Från rullgardinsmenyn för påminnelsemall väljer du den mall som ska användas för påminnelsemeddelandet.
Under Tidpunkt för utskick, välj hur många dagar före eller efter tjänstens förfallodatum som påminnelsen ska skickas.
För att lägga till fler påminnelser till samma regel, välj + Lägg till påminnelse. Du kan lägga till upp till 10 påminnelser per regel, var och en med sin egen sändmetod, mall och sändtid.
För att ställa in påminnelser som upprepas automatiskt, slå på Upprepa påminnelser och konfigurera följande:
- Upprepningsfrekvens: välj hur ofta påminnelserna ska återkomma; Dagligen, Veckovis, Månatligen, eller Årligen.
- Upprepa var: ange antalet dagar mellan varje påminnelse.
- Upprepa för: ange hur många gånger påminnelsen ska upprepas.
Välj Nästa.
I Regelnamn, lägg till ett namn för påminnelseregeln.
Under Status, välj om regeln ska vara Aktiv eller Inaktiv.
I rullistan Ersätter (valfritt) väljer du eventuella befintliga påminnelseregler som den här regeln ska ersätta om båda reglerna skulle gälla samtidigt. Detta förhindrar att dubbla påminnelser skickas till kunderna.

Exempel

Ett rabiesvaccin kan vara giltigt i 1 år eller 3 år. Om en patient får ett 3-årigt vaccin ska påminnelseregeln för 3 år ersätta regeln för 1 år. Lägg till 1-årsregeln i fältet Ersätter (valfritt) i 3-årsregeln. Se även Vaccinpåminnelser.
Granska alla inställningar och välj Skapa regel.

Regeln läggs till för den aktuella aktiva enheten. Om du vill se alla regler från alla enheter, välj det tomma alternativet från listan Enhet högst upp i avsnittet Listor & Mallar > Påminnelser.

Om du vill redigera eller ta bort en regel för automatisk påminnelse väljer du pennan eller papperskorgen i slutet av raden.

Se exempel på olika påminnelser som kan skickas via e-post och SMS till kunder.