Undvik dubbletter av kunder

Du kan råka få dubbletter av kunder, till exempel om samma kund läggs till med ett annat namn eller en annan adress, eller om för lite information fylls i kundprofilen.

Även om det räcker med ett efternamn eller organisationsnamn för att skapa en kund i Provet, kan du undvika dubbletter genom att fylla i fälten nedan:

Personnummer: Detta är kundens personnummer från hens identitetshandling. Alltså inte samma som kundnummer, vilket genereras automatiskt i Provet Cloud och visas inom parentes bredvid kund- och patientnamn.
Organisationsnummer: Kan läggas till när kunden är markerad som en remitterande organisation.
E-post och ytterligare e-postadresser
Telefonnummer: Alla sparade telefonnummer.
Kombination av förnamn, efternamn, och adress eller postnummer

Provet hjälper dig att upptäcka möjliga kundmatchningar på tre ställen för att undvika dubbletter: när du skapar en ny kund, när du redigerar eller checkar in en onlinebokning, samt när du tar emot en remiss via remissportalen.

Kontrollera dubbletter när du lägger till en kund

När du lägger till en ny kund, kontrollerar Provet om det redan finns befintliga registreringar baserat på den information du anger, såsom telefonnummer eller e-postadress.

Ange kunduppgifterna i dialogrutan för Ny kund.
Om en tänkbar dubblett upptäcks visas en varning under det relevanta fältet, till exempel: Kund med samma telefonnummer eller e-postadress finns redan (a).
En aviseringsruta visas längst ner i dialogrutan som anger att kunden redan kan finnas. I aviseringsrutan listas den information som använts för matchningen, till exempel ett telefonnummer (b).
Välj Visa potentiella kundmatchningar i meddelanderutan för att visa befintliga kunduppgifter som matchar den angivna informationen.
En lista över matchande kunder visas. Informationen du angav för den nya kunden visas högst upp (c), och potentiella matchande kundposter listas nedanför (d).
För att använda en befintlig kund istället för att skapa en ny markerar du kryssrutan för rätt kund och väljer sedan Fortsätt med vald kund (e).

Undvik dubbla kunder från onlinebokningar

OnlineBokningbokningar kan skapa dubbla kunder om kundinformationen skiljer sig något från den befintliga kundens. Provet letar efter potentiella matchningar, och du kan granska det kommande bokade besöket för att se dessa. Detta är även möjligt att göra när patienten checkas in.

Gå till överblicken och hitta bokningen under Schemalagda besök.
Välj knappen med tre punkter och välj Redigera bokad tid.
En meddelanderuta visas i dialogrutan för bokningsinformationen (a), som indikerar att kunden redan kan finnas i systemet. Meddelanderutan listar den information som använts för matchningen, till exempel ett telefonnummer (b).
Välj Visa potentiella kundmatchningar i meddelanderutan för att visa befintliga kunduppgifter som matchar den angivna informationen.
Dialogrutan Visa potentiella kundmatchningar öppnas. Den nya kunden som skapades från onlinebokningen visas högst upp, och matchande befintliga kundposter listas nedanför.
För att använda en befintlig kund markerar du kryssrutan för rätt kund (b) och väljer sedan Fortsätt med vald kund (c).

Du kan också hitta matchande kunder när du checkar in patienten. När du väljer knappen Checka in patient för en onlinebokning öppnas dialogrutan -Konsultationsdetaljer. Om Provet hittar en potentiell kundmatchning visas samma meddelanderuta för att informera dig om att kunden redan kan finnas. Du kan då granska matchningarna och länka bokningen till rätt kund innan du slutför incheckningen.

Undvik kunddubbletter från patientremisser

Du kan upptäcka och undvika att lägga till dubbla kunder när du hanterar inkommande remisser från remissportalen.

På sidan Remisser letar du upp den inkommande remissen och väljer pennknappen för att öppna den.
Under avsnittet Kund- och patientinformation granskar du matchningsstatusen:
- Lyckad matchning: Om både kunden och patienten matchar befintliga poster läggs de till automatiskt i avsnittet.
- Ingen match eller delvis match: Om ingen matchning hittas, eller om endast kunden matchas men inte patienten, visas en meddelanderuta som anger matchningsstatusen (a).
Vid fall med ingen eller delvis matchning visas all information som tagits emot från remissportalen under avsnittet Kund och patientinformation för granskning (b).
För att korrigera eller slutföra matchningen kan du göra något av följande:
- Ta bort den föreslagna kunden eller patienten genom att välja den lilla X-ikonen i det relevanta fältet (c).
- Sök efter rätt kund eller patient direkt i det aktuella fältet.
- Använd knapparna under kund- och patientfälten för att redigera informationen eller lägga till en ny kund och patient.