Sette opp en ny timeavtaler

Denne artikkelen inneholder instruksjoner for hvordan du setter opp en ny timeavtale for en kunde.

Provet inkluderer Shift kalender og Appointment kalender for organisering av personalets daglige arbeid. Bruk Skiftkalenderen til å planlegge og administrere personalets arbeidsskift. Avtalekalenderen brukes til å planlegge klientavtaler. Når du har satt opp vakter i skiftkalenderen, vises de i avtalekalenderen, og du kan begynne å bestille avtaler for medarbeiderne dine.

1. Sett opp en ny timeavtale.

For å opprette en ny avtale klikker du i kalendervisningen i kolonnen for den medarbeideren (eller ressursen, avdelingen osv.) du ønsker å planlegge en avtale for.

For å angi tidspunkt og varighet for avtalen kan du enten klikke og dra i kalenderen eller angi tidspunktet i dialogboksen Ny timeavtale i neste trinn.

Du kan også begynne å opprette en ny avtale fra klient- eller pasientsiden.

Fra klientsiden:

Hvis ingen pasient er valgt på klientsiden, velger du knappen + New øverst i høyre hjørne.
Velg + Appointment fra rullegardinmenyen.
Dette tar deg til kalenderen. Klikk i kolonnen for den medarbeideren, ressursen eller avdelingen du ønsker å planlegge en avtale for.
Klientnavnet er forhåndsutfylt i avtaledialogen.

Fra pasientsiden:

Klikk på knappen + Appointment øverst i høyre hjørne.
Dette tar deg til kalenderen. Klikk i kolonnen for den medarbeideren, ressursen eller avdelingen du ønsker å planlegge en avtale for.
Klient- og pasientopplysningene er forhåndsutfylt i avtaledialogen.

2. Fyll inn avtaledetaljene.

I dialogen Ny timeavtale fyller du ut informasjonen om avtalen.

Nødvendig informasjon inkluderer Årsakstype (avhengig av klinikkinnstillingene), Årsak, Klient og primær Veterinær eller Ressurs (for eksempel utstyr som ultralyd). Hvis klienten ikke er kjent, må du enten legge til en ny klient eller legge til en merknad i feltet Foreløpige merknader (for intern bruk).

Merk at tekstene i feltene Årsak og Instruksjoner til kunden (kun e-post) vil bli lagt til i bekreftelsesmeldingen som sendes til kunden (se trinn 3).

3. Velg e-post- og SMS-kommunikasjonsalternativer for kunden.

I dialogen Ny time kan du også velge om du vil sende bekreftelser og påminnelser til klienten via e-post eller tekstmelding (SMS). Påminnelser sendes basert på Innstillinger for avtalebekreftelse og påminnelse som finnes i Innstillinger > Klinikksted > Booking.

4. Lagre timeavtalen.

Når du er ferdig med å fylle ut all nødvendig informasjon og kommunikasjonsalternativer, velger du Lagre. Timeavtalen vises i kalenderen til medarbeideren(e) og ressursen(e) den ble lagt til for.

Ulike avtaleinnstillinger er definert i Clinic location innstillinger, for eksempel avtaleårsaker, størrelse på kalenderluker, tidspunkt for utsendelse av påminnelser, informasjonen som vises i tidslukene og verktøytipsene, samt e-post- og SMS-innstillinger for klientkommunikasjon. Du finner mer informasjon om timeplanlegging og relaterte innstillinger under Innstillinger for timeavtaler.

Hvis du vil se og redigere detaljene i en avtale, høyreklikker du på avtalen i kalenderen og velger Rediger avtale i avtalemodalen. Hvis du vil avbryte avtalen, høyreklikker du på avtalen i kalenderen og velger Avbryt avtale.