Book en ny aftale

Denne artikel indeholder instruktioner til at booke en ny aftale for en klient.

Provet indeholder Shift kalender og Appointment kalender til organisering af personalets daglige arbejde. Brug Vagtkalenderen til at planlægge og administrere personalets vagter. Aftalekalenderen til at planlægge klientaftaler. Når du har oprettet vagter i vagtkalenderen, vises de i aftalekalenderen, og du kan begynde at booke aftaler til dine medarbejdere.

1. Tilføj en ny aftale.

For at begynde at oprette en ny aftale skal du i kalendervisningen klikke i kolonnen for den medarbejder (eller ressource, afdeling osv.), du vil planlægge en aftale for.

For at indstille tidspunktet og varigheden af aftalen kan du enten klikke og trække i kalenderen eller indstille tidspunktet i dialogboksen Ny aftale i næste trin.

Du kan også begynde at oprette en ny aftale fra klient- eller patientsiden.

Fra klientsiden:

Hvis der ikke er valgt en patient på klientsiden, skal du vælge knappen + New i øverste højre hjørne.
Vælg + Aftale i rullemenuen.
Dette fører dig til kalenderen. Klik i kolonnen for den medarbejder, ressource eller afdeling, du vil planlægge en aftale for.
Klientens navn er forudfyldt i aftaledialogen.

Fra patientsiden:

Klik på knappen + Appointment i øverste højre hjørne.
Dette fører dig til kalenderen. Klik i kolonnen for den medarbejder, ressource eller afdeling, du vil planlægge en aftale for.
Klient- og patientoplysningerne er forudfyldt i aftaledialogen.

2. Udfyld aftaleoplysningerne.

I dialogen New appointment skal du udfylde oplysningerne om aftalen.

Nødvendige oplysninger omfatter Årsagstype (afhængigt af indstillingerne for klinikplacering), Årsag, Klient og primær Dyrlæge eller Ressource (f.eks. udstyr som en ultralyd). Hvis klienten ikke er kendt, skal du enten tilføje en ny klient eller tilføje en note i feltet Preliminary Notes (for internal use).

Bemærk, at teksterne i felterne Årsag og Instruktioner til kunden (kun e-mail) vil blive føjet til den bekræftelsesmeddelelse, der sendes til kunden (se trin 3).

3. Vælg klientens e-mail- og SMS-kommunikationsmuligheder.

I dialogen Ny aftale kan du også vælge at sende bekræftelser og påmindelser til klienten via e-mail eller sms. Påmindelser sendes på baggrund af Indstillinger for aftalebekræftelse og påmindelse, som findes i Indstillinger > Klinikplacering > Booking.

4. Gem aftalen.

Når du er færdig med at udfylde alle de nødvendige oplysninger og kommunikationsmuligheder, skal du vælge Save. Aftalen vises i kalenderen for den eller de medarbejdere og den eller de ressourcer, den blev tilføjet for.

Forskellige aftaleindstillinger er defineret i Clinic location settings, f.eks. aftaleårsager, størrelser på kalenderåbninger, afsendelsestidspunkt for påmindelser, de oplysninger, der vises på aftaleåbninger og værktøjstips, og e-mail- og SMS-indstillinger for klientkommunikation. For mere information om planlægning af aftaler og de relaterede indstillinger, se Aftaleindstillinger.

Hvis du vil se og redigere detaljerne i en aftale, skal du højreklikke på aftalen i kalenderen og vælge Rediger aftale i aftalemodalen. For at annullere aftalen skal du højreklikke på aftalen i kalenderen og vælge Annuller aftale.