[en] You can refund an invoice by creating a credit note. Credit notes are used to correct finalised invoices in Provet. These documents function similarly to regular invoices but are always linked to an existing invoice or another credit note. This article provides an overview of credit notes and the various refunding options available in Provet, including how to credit and refund an entire invoice or just part of an invoice. It also provides information on all different credit note options.
[en] Credit notes (also known as credit memos) are commercial documents issued by the seller (your business) to the buyer (animal owner). You use credit notes when a sale has been completed and an invoice has been finalised in Provet, but the invoice needs corrections. This may happen, for example, if a client returns a product or an item has been charged incorrectly.
[en] Finalised invoices cannot be edited or deleted due to good accounting practices. Therefore, you must always create a credit note when a finalised invoice needs a correction, even if you notice a mistake before the client has paid or before any payments have been added to the invoice. Likewise, if there is an error on a finalised credit note, you must create another credit note to correct the error.
[en] In Provet, credit notes look much like regular invoices, but they are always connected to a regular invoice or another credit note.
Notat
[en] It is not possible to create a credit note for an invoice that is part of a consolidated invoice. However, you can revoke unpaid consolidated invoices, after which you can create credit notes for the original invoices.
For å åpne kreditnota-dialogen i Provet velger du knappen Credit note nederst på siden på en ferdigbehandlet faktura. Hvilke funksjoner som er tilgjengelige, avhenger av avdeling og innstillinger for brukerrettighetsgruppen.
Ved hjelp av Fullstendig kreditering av fakturaen kan du kreditere og refundere en hel faktura, for eksempel hvis en kunde ønsker å returnere alt som var inkludert på samme faktura. Arbeidsflyten for kreditering er forskjellig avhengig av om betalinger allerede er lagt til på fakturaen eller om fakturaen bare er ferdigbehandlet, men betalinger ikke er lagt til ennå.
Ved hjelp av Krediter enkelte fakturaposter kan du kreditere og refundere en eller flere utvalgte poster på en faktura. Noen ganger kan en vare også refunderes delvis, for eksempel hvis du ønsker å refundere en del av kostnaden for en prosedyre til kunden. Du kan også erstatte refunderte varer med andre varer. Merk at hvis det er et forsikringskrav på fakturaen, er det ikke mulig å kreditere fakturaen delvis.
Ved hjelp av Krediter fakturaen, opprett nytt utkast kan du kreditere en faktura og opprette en ny faktura når de opprinnelige fakturaradene er korrekte, men noe av fakturainformasjonen må endres. En kunde har for eksempel betalt fakturaen med sine personlige opplysninger, men ønsker at fakturaen skal adresseres til deres bedrift. Dette alternativet krediterer den opprinnelige fakturaen og oppretter et nytt fakturautkast som du kan redigere for å rette opp informasjonen.
Ved hjelp av Korriger betalingsmåter kan du kansellere eller korrigere betalinger hvis det har oppstått en feil, for eksempel en feil betalingsmåte. Dette kan for eksempel være nødvendig hvis en kunde har betalt kontant, men betalingen ved en feiltakelse ble lagt til som en kortbetaling.) Dette oppretter ikke en kreditnota.
Du kan også kansellere og korrigere betalinger direkte på fakturasiden. Merk at med integrerte terminalbetalinger kan du bare kansellere en betaling direkte fra fakturasiden.
Det er mulig å kansellere betalinger og korrigere betalingsmåter hvis dette er aktivert i avdelingens innstillinger på #UUID-3d7b1b2c-1fd0-2bfb-f40d-c6a788499043 og du har de nødvendige brukerrettighetene. Hvis klinikken din ikke har aktivert kansellering av betalinger, kan du likevel endre betalingsmåten ved å bruke kreditnota-funksjonene.
[en] You can print or email a credit note to a client in the same way as a regular invoice. On the credit note page, the toolbar at the bottom of the screen contains a Send by email button and a Print button. Select the arrow next to the Print button for more printing options.
Avhengig av kortbetalingsterminalens integrasjon og oppsett, kan det være mulig å refundere med kortbetalingsterminaler. Noen ganger er det imidlertid ikke mulig å refundere, og du trenger en annen betalingstype for refusjoner. Med kortbetalingsterminalintegrasjoner kan du ikke bruke kortbetalingstypen på kreditnotaer, men må sette opp en annen betalingstype i Provet-innstillingene.
For tilbakebetaling av betalinger med Provet Pay, se Betalinger og tilbakebetalinger.
For refusjon av betalinger ved hjelp av Gravity Payments-integrasjonen, se Refunding Payments.
Oppdatert
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.