Konfiguration för förregistrering
Inställningar för självincheckning
Användning av förhandsregistrering och självincheckning för klinikens anställda
Användarinstruktioner för förhandsregistrering och självincheckning för kunden
Förhandsregistrering vid onlinebokningar gör det möjligt för dina kunder att registrera sig inför sitt besök med hjälp av ett online-formulär. Att låta kunder förhandsregistrera sig sparar tid i receptionen och vid början av konsultationsbesöket. Det erbjuder också kunder ett säkert och privat sätt att kommunicera personlig information, som de annars kanske skulle behöva göra i en öppen reception.
När en kund gör en onlinebokning eller när en bokning läggs in i Provets tidsbokningskalender, inkluderas en länk till en förhandsregistreringssida i bokningsbekräftelsen och påminnelserna. Där kan kunden kontrollera sin information och lämna annan preliminär information.
Dessutom kan du tillåta kunder att checka in sig online till sin bokning. Detta alternativ är tillgängligt om förhandsregistrering används.
Förhandsregistrering och själv-incheckning är tilläggsfunktioner. Vänligen kontakta Provets säljavdelning eller kundsupport för mer information.
-
Gå till Inställningar > Allmän > Enhet > Kundinteraktion och välj pennikonen.
-
Skrolla ner för att välja Aktivera förhandsregistrering / Självincheckning.
-
Om bokningstyper används väljs de bokningstyper där förhandsregistrering ska vara tillåten i fältet Aktivera förhandsregistrering för bokningstyper. När en bokning av en sådan typ väljs, läggs en länk in till förhandsregistreringen till i bekräftelse- och påminnelsemeddelandena. Om fältet lämnas tomt är förhandsregistrering tillgänglig för samtliga bokningstyper.
-
I fältet för Rubrik till förhandsregistrering kan man lägga till en rubrik till förhandsregistreringssektionen i bokningsbekräftelser och -påminnelser. Om detta fält lämnas tomt används följande standardrubrik: "Fortsätt till förhandsregistrering".
-
I fältet för Meddelandeinnehåll till förhandsregistrering kan du lägga till brödtext för förhandsregistreringssektionen i bokningsbekräftelsen och -påminnelsen. Observera att brödtexten inte visas i SMS-meddelanden, endast i e-post. Om du lämnar fältet tomt används följande standardtext: "Förhandsregistreringsfunktionen möjliggör ett personligt och datasäkert sätt att dela/uppdatera dina personuppgifter och möjliggör en trevligare och snabbare ankomstregistrering på kliniken för dig och ditt husdjur."
-
I fältet Beskrivning av formulär till förhandsregistrering kan du lägga till ett anpassat meddelande till förhandsregistreringsformuläret.
-
I fältet Rubrik för bekräftelse e-post för förhandsregistrering kan du lägga till en anpassad rubrik för bekräftelsemailet som skickas efter att förhandsregistreringen har slutförts.
-
I fältet Innehåll för bekräftelse e-post för förhandsregistrering kan du lägga till innehåll som ska visas i bekräftelsemailet efter att förregistreringen är slutförd.
-
Klicka på Spara bredvid kundinteraktioner för att tillämpa ändringarna.
Exempel på en anpassad länk till förhandsregistrering i en e-postbekräftelse:
Tvåfaktorsautentisering med engångslösenord (OTP)
Aktivera tvåfaktorsautentisering för förhandsregistrering: När denna inställning är vald får kunder en verifieringskod via SMS, som de måste ange för att få åtkomst till förhandsregistreringsformuläret. Tvåfaktorsautentisering lägger till ett extra säkerhetslager: om bekräftelsen av misstag skickas till en felaktig e-postadress, kommer mottagaren inte att kunna komma åt förhandsregistreringsformuläret om de inte kan ange verifieringskoden som skickats via SMS.
För att aktivera tvåfaktorsautentisering, gå till Inställningar > Allmän > Enhet > Kundinteraktion och välj penniknappen. Välj Aktivera tvåfaktorsautentisering för förhandsregistrering i inställningarna.
Verifieringsmetoden beror på hur kunden fick länken för förhandsregistrering:
-
Om kunden fick länken via e-post, skickas en engångskod till deras telefonnummer via SMS.
-
Om kunden har fått länken via SMS skickas en engångskod till deras e-postadress.
Kontaktuppgifterna som används för verifiering är delvis maskerade av säkerhetsskäl. Till exempel visas ett telefonnummer som •••••1234 och en e-postadress som j•••@example.com.
Kunden anger engångskoden i verifieringsvyn för att bekräfta sin identitet och få tillgång till förhandsregistreringsformuläret.
Både en giltig e-postadress och telefonnummer måste finnas i kundens register för att OTP-verifiering ska fungera. Om någon av dem saknas kan inte kunden slutföra verifieringssteget.
Notera
Om kunden av någon anledning inte har fått bekräftelsen via e-post eller SMS, kan du skicka den på nytt genom att redigera bokningen och spara den igen.
Notera
Du kan aktivera självincheckning om förhandsregistrering har aktiverats.
-
Gå till Inställningar > Allmän > Enhet > Kundinteraktion och välj Aktivera självincheckning.
-
Tid i minuter innan bokning som kund kan checka in sig: Om man till exempel ställer in detta till 30 minuter kan kunder inte checka in förrän 30 minuter före sin bokning. När incheckning ännu inte är möjlig visas ett meddelande i bokningsportalen, till exempel: "Du kan checka in först 30 minuter innan din bokning startar."
-
Meddelande om själv-incheckning: Här kan man lägga till ett valfritt meddelande som visas för kunder när de har checkat in framgångsrikt.
-
I avsnittet Väntplatser kan man lägga till olika väntplatser som kunder kan välja mellan vid incheckning. Detta är praktiskt om det finns flera olika väntutrymmen för kunder och patienter. För att lägga till en ny väntplats, välj knappen Lägg till. Man kan redigera eller ta bort väntplatser med hjälp av penn- och papperskorgsknapparna.
-
Du kan be kunder att ange patientens sjukdomshistorik före deras bokning genom att ställa preliminära frågor vid förhandsregistreringen. Eftersom frågorna definieras separat för olika bokningstyper, kan specifika frågor läggas till som är relaterade till typ av bokning.
-
Gå till Inställningar > Listor & Mallar> Bokningstyp och öppna en önskad bokningstyp som du vill lägga till frågor för.
-
Scrolla ner till botten av anledningsdialogen och välj knappen + Fråga vid förhandsregistrering.
-
Skriv en fråga i fältet Fråga och välj sedan knappen + Fråga vid förhandsregistrering igen för att lägga till fler frågor.
-
En länk till förhandsregistrering och själv-incheckning inkluderas i kundens e-post och/eller SMS för bokningsbekräftelse. Observera följande:
-
Kunden och patienten måste finnas i Provet innan kunden kan använda förhandsregistreringen. Kunden kan inte lägga till nya patienter via förhandsregistreringsformuläret.
-
Se till att ett bekräftelse-/påminnelsemeddelande är valt att skickas när en bokning skapas.
-
Se till att en veterinär har valts för bokningen/konsultationen.
-
Om du vill att kunder ska svara på preliminära frågor före sin bokning, se till att den valda bokningstypen har frågor inställda för den.
Notera
För närvarande kan förhandsregistrering och själv-incheckning endast användas för bokningar med en enskild patient. Om fler patienter läggs till i bokningen kommer kunden inte att kunna ange eller verifiera sina uppgifter i förhandsregistreringen.
När kunden har fyllt i eller uppdaterat sina uppgifter via förhandsregistreringsformuläret (och den valfria självincheckningen), kan du granska informationen i Provet. Detta kan du göra i/på:
-
Bokningsdialogrutan (tidbokningskalendern)
-
Incheckningen (när du checkar in en patient)
-
Patientsidan
-
Kundsidan
Följande meddelande visas på dessa sidor:
-
Välj länken Vänligen bekräfta data här. En dialogruta med förhandsregistreringsinformation öppnas. Den information som för närvarande är sparad i Provet visas till vänster under Kunddata i Provet och Patientdata i Provet. Den information som kunden har angett vid förhandsregistreringen visas till höger under Ny data tillhandahållen av kunden. Som standard visas endast de fält som kunden har uppdaterat. Om man vill visa alla fält för kund- och patientinformation, inklusive de som kunden inte har ändrat, väljer man Visa alla fält.
-
För att acceptera kundens uppdateringar, välj pilknapparna mellan fälten. Om du vill acceptera alla ändringar på en gång, välj pilknappen Alla högst upp. Kundens uppdateringar kopieras då till Provets fält på vänster sida. Du kan också redigera Provets fält manuellt om du vill göra några ändringar i informationen som kunden har angett (till exempel rätta ett stavfel).
-
Spara ändringarna genom att klicka på knappen Uppdatera.
Om du vill ta bort kundens uppdateringar helt och hållet väljer du knappen Radera. Observera att när du har bekräftat kan du inte längre hämta förhandsregistreringsinformationen.
TIPS: Du kan skapa egna instruktioner för kunder baserat på dessa och inkludera dina instruktioner i meddelandet för förhandsregistrering eller på din kliniks webbsida.
-
Välj länken till förhandsregistreringssidan i din bokningsbekräftelse eller påminnelse (e-post och/eller SMS-meddelande).
-
Om tvåfaktorsautentisering är aktiverad, verifiera din identitet genom att ange den engångskod (OTP) som har skickats till din alternativa kontaktmetod (SMS eller e-post).
-
Om du får länken via e-post skickas en engångskod till ditt telefonnummer via SMS.
-
Om du får länken med SMS skickas en engångskod till din e-postadress.
-
-
Förhandsregistreringssidan fylls i automatiskt med information från din profil i Provet. Granska informationen och fyll i eventuella tomma fält eller uppdatera befintlig information vid behov.
-
Svara på eventuella frågor som kan inkluderas baserat på orsaken till ditt besök.
-
Om själv-incheckning är tillgänglig kan du markera dig som anländ och välja en väntplats.
-
När du är klar väljer du Skicka.
Uppdaterad
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.