[en] You can refund an invoice by creating a credit note. Credit notes are used to correct finalised invoices in Provet. These documents function similarly to regular invoices but are always linked to an existing invoice or another credit note. This article provides an overview of credit notes and the various refunding options available in Provet, including how to credit and refund an entire invoice or just part of an invoice. It also provides information on all different credit note options.
[en] Credit notes (also known as credit memos) are commercial documents issued by the seller (your business) to the buyer (animal owner). You use credit notes when a sale has been completed and an invoice has been finalised in Provet, but the invoice needs corrections. This may happen, for example, if a client returns a product or an item has been charged incorrectly.
[en] Finalised invoices cannot be edited or deleted due to good accounting practices. Therefore, you must always create a credit note when a finalised invoice needs a correction, even if you notice a mistake before the client has paid or before any payments have been added to the invoice. Likewise, if there is an error on a finalised credit note, you must create another credit note to correct the error.
[en] In Provet, credit notes look much like regular invoices, but they are always connected to a regular invoice or another credit note.
Nota
[en] It is not possible to create a credit note for an invoice that is part of a consolidated invoice. However, you can revoke unpaid consolidated invoices, after which you can create credit notes for the original invoices.
Para abrir o diálogo da nota de crédito em Provet, selecionar o botão Nota de crédito na parte inferior da página de uma fatura finalizada. As funções disponíveis dependem da localização da clínica e das definições do grupo de permissões do utilizador.
Utilizando a opção Creditar totalmente a fatura, pode creditar e reembolsar uma fatura inteira, por exemplo, se um cliente quiser devolver tudo o que foi incluído na mesma fatura. O fluxo de trabalho de crédito difere consoante os pagamentos já tenham sido adicionados à fatura ou se a fatura só tiver sido finalizada, mas os pagamentos ainda não tiverem sido adicionados.
Utilizando a opção Creditar alguns itens da fatura, pode creditar e reembolsar um ou mais itens selecionados numa fatura. Por vezes, um item também pode ser parcialmente reembolsado, por exemplo, se pretender reembolsar uma parte do custo de um procedimento ao cliente. Também é possível substituir os itens reembolsados por outros itens. Note-se que se houver um pedido de seguro na fatura, não é possível creditar parcialmente a fatura.
Utilizando a opção Creditar a fatura, criar novo rascunho, pode creditar uma fatura e criar uma nova fatura quando as linhas da fatura original estão corretas, mas algumas informações da fatura precisam de ser alteradas. Por exemplo, um cliente pagou a fatura utilizando as suas informações pessoais, mas pretende que a fatura seja endereçada à sua empresa. Esta opção credita a fatura original e cria um novo rascunho de fatura que pode ser editado para corrigir a informação.
Utilizando a opção Corret payment methods, pode cancelar ou corrigir pagamentos se houver um erro, como um método de pagamento incorreto. Isto pode ser necessário, por exemplo, se um cliente pagou em dinheiro, mas o pagamento foi acidentalmente adicionado como um pagamento com cartão). Isto não cria uma nota de crédito.
Também é possível cancelar e corrigir pagamentos diretamente na página da fatura. Note-se que com pagamentos de terminais integrados, só pode cancelar um pagamento diretamente na página da fatura.
O cancelamento de pagamentos e a correção dos métodos de pagamento são possíveis se tiverem sido activados nas definições de localização da sua clínica #UUID-3d7b1b2c-1fd0-2bfb-f40d-c6a788499043 e se tiver os direitos de utilizador necessários. Se a sua clínica não tiver as anulações de pagamento activadas, pode ainda assim alterar o método de pagamento, se necessário, utilizando as funções de nota de crédito.
[en] You can print or email a credit note to a client in the same way as a regular invoice. On the credit note page, the toolbar at the bottom of the screen contains a Send by email button and a Print button. Select the arrow next to the Print button for more printing options.
Dependendo da integração e configuração do seu terminal de pagamento com cartão, pode ser possível efetuar o reembolso com terminais de pagamento com cartão. No entanto, por vezes o reembolso não é possível e é necessário outro tipo de pagamento para reembolsos. Com as integrações de terminais de pagamento com cartão, não é possível utilizar o tipo de pagamento com cartão nas notas de crédito, sendo necessário configurar outro tipo de pagamento nas definições da Provet.
Para reembolsar pagamentos utilizando o Provet Pay, consulte Pagamentos e reembolsos.
Para reembolsar pagamentos usando a integração do Gravity Payments, consulte Reembolso de pagamentos.
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