A função de pré-registo online permite aos seus clientes efetuar o registo antes da consulta através de um formulário online. Permitir que os clientes façam o pré-registo poupa tempo na receção e no início da consulta. Oferece também aos clientes uma forma segura e privada de comunicar as suas informações pessoais, o que, de outra forma, poderiam ter de fazer numa área de receção aberta.
Quando um cliente faz uma reserva online na Agenda Provet, as mensagens de confirmação de agendamento e lembrete incluem um link para a página de pré-registo onde podem verificar as suas informações e fornecer outras informações preliminares.
Além disso, você pode permitir que os clientes façam o check-in para o seu agendamento onloine. Esta opção está disponível se estiver a ser utilizado o pré-registo.
O pré-registo e o autocheck-in são funções de complementos (add-ons). Por favor, entre em contacto com o departamento de vendas Provet ou com o suporte ao cliente para mais informações.
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Vá a Configurações > Geral > Clínica > Interação com o Cliente e selecione o botão de caneta.
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Faça scroll-down para selecionar Ativar pré-Registo do cliente / Autocheck-In .
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Se utilizar Tipos de Consulta, selecione para quais pretende permitir o pré-registo no campo Ativar o pré-registo para tipos de razão. Quando um tipo de motivo incluído aqui é selecionado para uma marcação, é adicionada uma ligação para o pré-registo às mensagens de confirmação e de lembrete. Se deixar este campo vazio, o pré-registo está disponível para todos os tipos de motivo.
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No campo Cabeçalho de Mensagem de Pré-Registo, você pode adicionar um cabeçalho para a seção de pré-registo nas mensagens de confirmação de agendamento e lembrete. Se você deixar este campo em branco, será usado o seguinte cabeçalho padrão: 'Continuar para pré-registo'.
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No campo Conteúdo da mensagem pré-registo, pode adicionar um corpo de texto para a secção de pré-registo nas mensagens de correio eletrónico de confirmação de marcação e de lembrete. Note-se que o corpo do texto não é apresentado nas mensagens SMS, apenas nas mensagens de correio eletrónico. Se deixar este campo vazio, é utilizado o seguinte texto predefinido: A funcionalidade de pré-registo permite uma forma pessoal e segura de partilhar/atualizar os seus dados pessoais e permite uma chegada mais agradável e rápida à clínica para si e para o seu animal de estimação.
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No campo Descrição do formulário de pré-registo, pode adicionar uma mensagem personalizada ao formulário de pré-registo.
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No campo Cabeçalho do email de confirmação de pré-registo, pode adicionar um cabeçalho personalizado para o e-mail de confirmação enviado após completar o pré-registo.
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No campo Conteúdo do email de confirmação de pré-registo, pode adicionar conteúdo a ser exibido no e-mail de confirmação após completar o pré-registo.
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Clique em Guardar ao lado de Interações de Cliente para aplicar as alterações.
Exemplo de uma ligação para o pré-registo numa mensagem de correio eletrónico de confirmação de marcação de consulta:
Autenticação de Dois Fatores com Senha de Uso Único (OTP)
Ativar autenticação de dois fatores para pré-registo: Quando esta opção está selecionada, os clientes recebem um código de verificação por SMS, que devem introduzir para aceder ao formulário de pré-registo. A autenticação de dois fatores acrescenta uma camada adicional de segurança: se o e-mail de confirmação for enviado acidentalmente para um endereço incorreto, o destinatário não conseguirá aceder ao formulário de pré-registo sem o código de verificação enviado por SMS.
Para ativar a autenticação de dois fatores, aceda a Configurações > Geral > Clínica > Interações com Cliente e selecione o botão de edição. Selecione Ativar autenticação de dois fatores para pré-registo nas configurações de pré-registo.
O método de verificação depende de como o cliente recebeu o link de pré-registo:
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Se o cliente recebeu o link por e-mail, um código único é enviado para o seu número de telefone por SMS.
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Se o cliente recebeu o link por SMS, um código único é enviado para o endereço de e-mail.
O detalhe de contato usado para verificação é parcialmente mascarado por segurança. Por exemplo, um número de telefone é exibido como ••••1234 e um endereço de e-mail é exibido como j•••@exemplo.com.
O cliente insere a Senha de Uso Único na tela de verificação para confirmar a sua identidade e acessar o formulário de pré-registo.
Tanto um endereço de e-mail quanto um número de telefone válidos devem estar no arquivo no registo do cliente para que a verificação OTP funcione. Se estiver algo em falta, o cliente não pode completar a etapa de verificação.
Nota
Se o cliente não tiver recebido o e-mail de confirmação ou o SMS por algum motivo, pode reenviar editando a consulta e guardando-a novamente.
Nota
É possível ativar o auto check-in se o pré-registo estiver ativado.
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Aceda a Configurações > Geral > clínica > Interações com clientes e selecione Ativar o Auto Check-in.
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Tempo em minutos antes de marcar como chegado: Com esta definição, pode determinar com quanto tempo de antecedência os clientes podem fazer check-in antes da sua consulta. Por exemplo, se definir 30, os clientes não podem fazer check-in até 30 minutos antes da consulta. Quando o check-in ainda não é possível, é apresentada uma mensagem no portal de marcações, por exemplo: "Pode fazer check-in 30 minutos antes da sua consulta."
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Mensagem de sucesso do auto check-in:: Pode adicionar uma mensagem opcional para mostrar aos clientes quando o check-in for concluído com sucesso.
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Na secção Locais de espera, pode adicionar locais de espera entre os quais os clientes podem escolher ao fazer check-in. Isto é útil se tiver várias salas de espera diferentes para clientes e pacientes. Para adicionar um novo local de espera, selecione o botão Adicionar. Pode editar ou remover locais de espera utilizando os botões da caneta e do caixote do lixo.
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Pode pedir aos clientes que forneçam o historial médico do paciente antes da consulta, fazendo perguntas preliminares no pré-registo. Uma vez que as perguntas são definidas separadamente para diferentes motivos de consulta, pode adicionar perguntas específicas relacionadas com a natureza da consulta.
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Aceda a Configurações > Listas & Templates > Tipo de Consulta e abra um Tipo de Consulta para o qual pretende adicionar perguntas.
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Desloque-se até ao final do diálogo do motivo e selecione o botão + Preliminary question .
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Escreva uma pergunta no campo Pergunta e, em seguida, selecione novamente o botão + Pergunta preliminar para adicionar mais perguntas.
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O link para o pré-registo e auto check-in está incluído no e-mail de confirmação de marcação e/ou na mensagem SMS enviada ao cliente. Tenha em atenção o seguinte:
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O cliente e o paciente devem existir no Provet antes de o cliente poder usar o pré-registo. O cliente não pode adicionar novos pacientes usando o formulário de pré-registo.
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Certifique-se de que uma mensagem de confirmação/lembrete está selecionada para ser enviada ao criar uma marcação.
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Certifique-se de que foi selecionado um veterinário para a consulta.
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Se pretender que os clientes respondam a perguntas preliminares antes da marcação, certifique-se de que o Tipo de Consulta selecionado tem perguntas preliminares definidas.
Nota
Atualmente, o pré-registo e o auto check-in só podem ser utilizados em marcações com um único paciente. Se forem adicionados mais pacientes à marcação, o cliente não conseguirá introduzir ou verificar os seus dados no pré-registo.
Quando o cliente tiver preenchido ou atualizado as suas informações através do formulário de pré-registo (e do auto check-in opcional), pode rever as informações no Provet. Pode fazê-lo em:
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Diálogo de marcação de consultas (calendário de marcações)
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Diálogo de admissão (ao marcar uma marcação como chegado)
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Página do paciente
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Página do cliente
Nestas páginas é apresentada a seguinte mensagem:
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Selecione o link Por favor, confirme os dados aqui. Abre-se um diálogo com as informações de pré-registo. As informações atualmente guardadas no Provet são apresentadas à esquerda, em Dados do Cliente no Provet e Dados do Paciente no Provet. Aas informações fornecidas pelo cliente no pré-registo são apresentadas à direita, em Novos dados fornecidos pelo cliente. Por predefinição, apenas os campos para os quais o cliente forneceu informações atualizadas são apresentados. Se pretender ver todos os campos de informação do cliente e do paciente, incluindo os que o cliente não alterou, selecione Mostrar todos os campos.
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Para aceitar as atualizações do cliente, selecione os botões de seta entre os campos. Se quer aceitar todas as alterações em uma única vez, selecione o botão Todos. As atualizações do cliente são copiadas para os campos Provedores à esquerda. Você também pode editar os campos Provedores manualmente, se quiser fazer algumas alterações nas informações fornecidas pelo cliente (por exemplo, corrige um erro de digitação).
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Para guardar as alterações, selecione o botão Atualizar.
Se pretender eliminar totalmente as actualizações do cliente, selecione o botão Descartar. Tenha em atenção que, após a confirmação, já não é possível recuperar as informações de pré-registo.
SUGESTÃO: Pode criar as suas próprias instruções para os clientes com base nestas instruções e incluí-las na mensagem de pré-registo ou na página Web da sua clínica.
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Selecionar a ligação para a página de pré-registo na confirmação da marcação ou na mensagem de aviso (correio eletrónico e/ou mensagem SMS).
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Se a autenticação de dois fatores estiver ativada, verifique sua identidade digitando a senha única (OTP) enviada para seu método de contato alternativo (SMS ou e-mail).
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Se você receber o link por e-mail, um código único é enviado para o número de telefone por SMS.
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Se receber o link por SMS, é enviado um código de uso único para o seu endereço de e-mail.
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A página de pré-registo está pré-preenchida com as informações disponíveis no seu perfil no Provet. Confirme as informações e preencha as lacunas, ou atualize as informações existentes, se necessário.
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Responda a todas as perguntas preliminares que possam ser incluídas com base no motivo da sua visita.
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Se o auto-registo estiver disponível, pode marcar-se a si próprio como tendo chegado e selecionar um local de espera.
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Quando estiver pronto, selecione Enviar.
Atualizado
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