Questo articolo fornisce una panoramica delle funzionalità di fatturazione e pagamento in Provet, tra cui la finalizzazione delle fatture, l'aggiunta di pagamenti, l'annullamento o la correzione di pagamenti, la gestione delle controvendite e la gestione di accrediti e rimborsi. Inoltre, tratta di come inviare le fatture e di come gestire i pagamenti anticipati dei clienti.
A seconda del flusso di lavoro e delle impostazioni della sede della clinica, la finalizzazione di una fattura e l'aggiunta del pagamento possono avvenire in un'unica fase o in due fasi separate.
Nel flusso di lavoro in un'unica fase di #UUID-10663032-4ad6-2398-38fd-d72e6b877106 , è possibile finalizzare la fattura e aggiungere il pagamento allo stesso tempo, ad esempio quando un cliente paga la fattura subito dopo la visita di consulenza prima di lasciare la clinica.
Se si concorda con un cliente di ricevere il pagamento in un secondo momento, si segue il flusso di lavoro in due fasi #UUID-3aba7ce7-6b01-d50b-fb0c-b0f8e1f79115 , finalizzando prima la fattura e aggiungendo il pagamento in un secondo momento.
Se la vostra clinica utilizza Nordhealth Pay o l'integrazione Gravity Payments, consultate Nordhealth Pay o Gravity Payments per l'elaborazione di fatture e pagamenti.
Se, ad esempio, un cliente ha pagato in contanti, ma il pagamento è stato accidentalmente aggiunto come pagamento con carta, è possibile annullare il pagamento o modificare il metodo di pagamento errato. L'annullamento dei pagamenti e la correzione dei metodi di pagamento sono possibili se sono stati abilitati nelle impostazioni della sede della clinica e se si dispone dei diritti utente necessari.
È possibile annullare e correggere i pagamenti direttamente dalla pagina della fattura o utilizzando l'opzione Correggi i metodi di pagamento nota di credito. Si noti che con i pagamenti tramite terminale integrato, l'opzione Correggere i metodi di pagamento non è disponibile, ma è possibile annullare un pagamento direttamente dalla pagina della fattura.
Se la clinica non ha abilitato l'annullamento dei pagamenti, è comunque possibile modificare il metodo di pagamento utilizzando l'altra funzione di nota di credito, se necessario. Per ulteriori informazioni sulle diverse opzioni di nota di credito disponibili in Provet, consultare Panoramica delle note di credito.
I saldi di pagamento anticipato sui conti dei clienti sono l'equivalente di un deposito o di un credito disponibile per l'utilizzo a fronte di futuri saldi dovuti. Gli importi dei pagamenti anticipati possono essere aggiunti manualmente al conto del cliente o trasferiti da una nota di credito. Le funzioni di pagamento anticipato sono disponibili se abilitate nelle impostazioni della sede della clinica.
Se l'integrazione Gravity Payments è utilizzata nel vostro Provet (disponibile solo negli Stati Uniti), potete anche aggiungere e rimborsare pagamenti anticipati (depositi) attraverso l'integrazione Gravity Payments.
È possibile inviare facilmente le fatture ai clienti via e-mail o stamparle per l'invio fisico o come ricevuta diretta. Per inviare una fattura, accedere alla Scheda cliente, selezionare la scheda Fatturazione, quindi la sezione Fatture e individuare la fattura desiderata. Nella pagina della singola fattura, selezionare il pulsante Invia per e-mail. Per la stampa, seguire la stessa procedura iniziale per individuare la fattura, quindi selezionare il pulsante Stampa nella pagina della singola fattura, utilizzando la freccia accanto per visualizzare altre opzioni. Per inviare nuovamente una fattura via e-mail, accedere alla pagina della fattura e selezionare il pulsante Invia via e-mail. È anche possibile selezionare il pulsante Mark as Sent per registrare l'invio della fattura.
Per inviare più fatture, nella scheda Fatturazione selezionare le righe delle fatture che si desidera inviare. Dal menu azione che appare in fondo alla pagina, alla voce Azione, selezionare Invia come e-mail o selezionare il pulsante Esporta/stampa . È anche possibile selezionare Mark as Sent sotto il pulsante Action per registrare l'invio delle fatture.
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