[en] You can refund an invoice by creating a credit note. Credit notes are used to correct finalised invoices in Provet. These documents function similarly to regular invoices but are always linked to an existing invoice or another credit note. This article provides an overview of credit notes and the various refunding options available in Provet, including how to credit and refund an entire invoice or just part of an invoice. It also provides information on all different credit note options.
[en] Credit notes (also known as credit memos) are commercial documents issued by the seller (your business) to the buyer (animal owner). You use credit notes when a sale has been completed and an invoice has been finalised in Provet, but the invoice needs corrections. This may happen, for example, if a client returns a product or an item has been charged incorrectly.
[en] Finalised invoices cannot be edited or deleted due to good accounting practices. Therefore, you must always create a credit note when a finalised invoice needs a correction, even if you notice a mistake before the client has paid or before any payments have been added to the invoice. Likewise, if there is an error on a finalised credit note, you must create another credit note to correct the error.
[en] In Provet, credit notes look much like regular invoices, but they are always connected to a regular invoice or another credit note.
Nota
[en] It is not possible to create a credit note for an invoice that is part of a consolidated invoice. However, you can revoke unpaid consolidated invoices, after which you can create credit notes for the original invoices.
Per aprire il dialogo della nota di credito in Provet, selezionare il pulsante Nota di credito in fondo alla pagina su una fattura finalizzata. Le funzioni disponibili dipendono dalla posizione della clinica e dalle impostazioni del gruppo di autorizzazioni degli utenti.
Utilizzando l'opzione Accredito completo della fattura è possibile accreditare e rimborsare un'intera fattura, ad esempio se un cliente vuole restituire tutto ciò che era incluso nella stessa fattura. Il flusso di lavoro di accredito varia a seconda che i pagamenti siano già stati aggiunti alla fattura o che la fattura sia stata solo finalizzata, ma i pagamenti non siano ancora stati aggiunti.
Utilizzando l'opzione Accredito di alcune voci della fattura, è possibile accreditare e rimborsare una o più voci selezionate su una fattura. A volte una voce può essere rimborsata anche parzialmente, ad esempio se si vuole rimborsare al cliente una parte del costo di una procedura. È anche possibile sostituire le voci rimborsate con altre voci. Si noti che se sulla fattura è presente una richiesta di rimborso assicurativo, non è possibile accreditare parzialmente la fattura.
Utilizzando l'opzione Accreditare la fattura, creare una nuova bozza, è possibile accreditare una fattura e creare una nuova fattura quando le righe della fattura originale sono corrette, ma alcune informazioni della fattura devono essere modificate. Ad esempio, un cliente ha pagato la fattura utilizzando i suoi dati personali, ma poi vuole che la fattura sia indirizzata alla sua azienda. Questa opzione accredita la fattura originale e crea una nuova bozza di fattura che può essere modificata per correggere le informazioni.
Utilizzando l'opzione Correggere i metodi di pagamento, è possibile annullare o correggere i pagamenti in caso di errore, ad esempio un metodo di pagamento errato. Questo può essere necessario, ad esempio, se un cliente ha pagato in contanti, ma il pagamento è stato accidentalmente aggiunto come pagamento con carta). Questa operazione non crea una nota di credito.
È inoltre possibile annullare e correggere i pagamenti direttamente dalla pagina della fattura. Si noti che con i pagamenti tramite terminale integrato #UUID-c6bd47ec-0b78-2100-a5b3-c729f67754fc , è possibile annullare un pagamento solo direttamente dalla pagina della fattura.
L'annullamento dei pagamenti e la correzione dei metodi di pagamento sono possibili se sono stati abilitati nelle impostazioni della sede della clinica #UUID-3d7b1b2c-1fd0-2bfb-f40d-c6a788499043 e se si dispone dei diritti utente richiesti. Se la vostra clinica non ha abilitato l'annullamento dei pagamenti, potete comunque modificare il metodo di pagamento, se necessario, utilizzando le funzioni della nota di credito.
[en] You can print or email a credit note to a client in the same way as a regular invoice. On the credit note page, the toolbar at the bottom of the screen contains a Send by email button and a Print button. Select the arrow next to the Print button for more printing options.
A seconda dell'integrazione e della configurazione del vostro terminale di pagamento con carta, potrebbe essere possibile effettuare un rimborso con i terminali di pagamento con carta. Tuttavia, a volte il rimborso non è possibile e occorre un altro tipo di pagamento per i rimborsi. Con le integrazioni dei terminali di pagamento con carta, non è possibile utilizzare il tipo di pagamento con carta sulle note di credito, ma è necessario impostare un altro tipo di pagamento nelle impostazioni di Provet.
Per il rimborso dei pagamenti con Provet Pay, vedere Pagamenti e rimborsi.
Per il rimborso dei pagamenti utilizzando l'integrazione di Gravity Payments, vedere Rimborso dei pagamenti.
Accredito e rimborso di una fattura finalizzata e pagata per intero
Accredito di una fattura finalizzata che non è stata pagata
Accredito e rimborso di un articolo o di una parte di esso
Accredito e creazione di una nuova fattura
Pagamenti e rimborsi (Provet Pay)
Pagamenti di rimborso (pagamenti di gravità)
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