Työvuoromallipohjien käyttäminen

Henkilöstön työvuorojen suunnittelu on nopeampaa ja helpompaa ennalta määritettyjen työvuoromallipohjien avulla. Työvuoromallipohjien avulla voit suunnitella ja järjestää henkilökunnan koko päivän aikataulut, myös yövuorot.

Luo työvuoromallipohja

Työvuoromallipohjissa hyödynnetään työvuoron tyyppejä, jotka on ensin luotava toimipisteasetuksissa.

Huomioithan, että työvuoromallipohjat ovat toimipistekohtaisia, mikä tarkoittaa, että yhden toimipisteen alle luotuja mallipohjia ei voi käyttää muissa toimipisteissä.

Työvuoromallipohjien luonti:

Siirry Asetukset > Listat & mallipohjat > Mallipohjat ja lomakkeet > Työvuoromallipohjat.
Valitse Lisää.
Täytä vaaditut tiedot:
1. Lisää työvuoromallipohjan Nimi. Esimerkiksi maanantaisin, keskiviikkoisin ja perjantaisin tapahtuvan aamuvuoron mallipohjassa voidaan käyttää nimeä "Aamuvuoro ma/ke/pe".
2. Voit halutessasi lisätä Koodi -kenttään tunnisteen, jonka avulla henkilökunta voi helposti tunnistaa ja löytää mallipohjan.
3. Valitse Aktiivinen, jotta mallipohja on käytettävissä työvuorosuunnittelua varten.
4. Mikäli työvuoron kesto on useampi kuin yksi kalenteripäivä, valitse Kahden päivän mallipohja. Lisätietoja, katso Luo kahden päivän työvuoromallipohja.
Valitse Lisää lohko avataksesi osion työvuorojen luomiseksi.
- Voit luoda useita aikalohkoja, esimerkiksi jos haluat, että työvuoromallipohja sisältää aamun ja iltapäivän aikalohkon.
- Aika on lisättävä muodossa "00:00 am/pm", kun käytössä on Yhdysvaltain 12-tuntinen kello. Muilla alueilla on käytettävissä 24-tuntinen kellomuoto.
Klikkaa lohkoon luodaksesi vuoron.
Täytä vaaditut tiedot:
1. Valitse Työvuoron tyyppi. Käytettävissä olevat vaihtoehdot riippuvat asetuksissa luoduista työvuoron tyypeistä. Yhdessä lohkossa voi käyttää useaa työvuoron tyyppiä.
2. Valitse tarvittaessa osasto ja tiimi. Käytettävissä olevat vaihtoehdot riippuvat asetuksissa luoduista osastoista ja tiimeistä. Jos et käytä osastoja ja/tai tiimejä, jätä nämä vaihtoehdot tyhjiksi.
3. Voit tarvittaessa säätää Alku ja Loppu -aikoja.
4. Näytä nettiajanvarauksessa -vaihtoehto on käytettävissä, jos työvuoron tyyppi on määritetty käytettäväksi nettiajanvarauksessa. Valitse tämä valintaruutu, jos haluat, että vuoro on käytettävissä nettiajanvarausta varten.
5. Voit lisätä lisätietoja Muistiinpano -kenttään.
Valitse Tallenna.

Voit muokata olemassa olevaa lohkoa klikkaamalla sitä, jolloin muokkausikkuna avautuu.

Luo kaikki tarvittavat työvuoron tyyppilohkot yllä olevien ohjeiden mukaisesti. Huomioithan, että lohkot eivät voi olla ajallisesti päällekkäisiä.

Luo kahden päivän työvuoromallipohja

Kahden päivän työvuoromallipohjia käytetään, kun työvuoron aikalohko ulottuu yhdestä kalenteripäivästä seuraavaan, esimerkiksi yövuoro alkaa illalla ja päättyy seuraavana päivänä.

Kahden päivän työvuoromallipohjan luominen:

Siirry Asetukset > Listat ja mallipohjat > Mallipohjat & lomakkeet > Työvuoromallipohjat.
Valitse Lisää.
Valitse Kahden päivän mallipohja ja täytä muut tiedot kuten kohdassa Toimenpide 3.
Valitse Lisää lohko määrittääksesi vuoron keston lohkot. Sinun on luotava kaksi aikalohkoa kalenteripäivien erottamiseksi toisistaan. Ensimmäisen lohkon on päätyttävä klo 23.59 ja toisen lohkon on alettava klo 00.00.
Jatka kohdasta Toimenpide 5.

Suunnittele henkilökunnan työvuorot käyttäen työvuoromallipohjia

Siirry Kalenteri > Työvuorot > Työvuoromallipohjat.
Valitse käyttäjä tai resurssi, jolle haluat suunnnitella työvuoron, ja varmista, että sama käyttäjä tai resurssi on valittu vasemmanpuoleisissa suodattimissa. Kun suunnittelet yö- tai iltavuoroja tavallisen päivänäkymän ulkopuolella, poista Käytä päivänäkymää valinta (jos vaihtoehto on käytössä).
Etsi ja valitse haluamasi työvuoromallipohja.
Valitse Työvuoron pituus, jos haluat jakaa työvuoron yksittäisiin aikaväleihin. Yksittäisten aikalohkojen suunnittelu on suositeltavaa, jos vuoro on saatavilla nettiajanvarauksessa. Voit poistaa yksittäisiä vuoron aikalohkoja ja säilyttää vain osan.
Säädä kalenterinäkymää tarvittaessa vasemmalla olevien kalenterisuodattimien avulla,
Napsauta päivää aikatauluttaaksesi valitun työvuoromallipohjan mukaisen vuoron. Näet vihreän vahvistusviestin, kun aikataulutus onnistui, tai punaisen viestin, jos virheitä ilmeni.