Pre-Registration and Self Check-In Usage for Clinic Employees
Pre-Registration and Self Check-In Usage Instructions for the Customer
Med online forhåndsregistrering kan dine klienter forhåndsregistrere sig før deres aftale ved hjælp af en onlineformular. Når klienterne kan forhåndsregistrere sig, sparer de tid i receptionen og i begyndelsen af konsultationsbesøget. Det giver også klienterne en sikker og privat måde at kommunikere deres personlige oplysninger på, som de måske ellers ville være nødt til at gøre i et åbent receptionsområde.
Når en kunde foretager en online booking eller en aftale er booket i Provet aftale kalenderen bekræftelses- og påmindelsesmeddelelserne om udnævnelse omfatter et link til siden før registrering, hvor de kan kontrollere deres oplysninger og give andre foreløbige oplysninger.
Derudover kan du give klienter mulighed for at tjekke ind til deres aftale online. Denne mulighed er tilgængelig, hvis forhåndsregistrering er i brug.
Præ-registrering og selv-check-in er add-on funktioner. Kontakt venligst Provet salg eller kundeservice for mere information.
-
Gå til Indstillinger > Generelt > Klinisk placering > Klientinteraktioner og vælg pennenknappen.
-
Rul ned for at vælge Aktiver klient præregistrering / Self check-in.
-
Hvis du bruger årsagstyper, skal du vælge de årsagstyper, som du vil tillade forhåndsregistrering for, i feltet Enabled for reason types. Når en årsagstype, der er inkluderet her, vælges for en aftale, tilføjes et link til forhåndstilmelding til bekræftelses- og påmindelsesmeddelelserne. Hvis du lader dette felt stå tomt, er forhåndsregistrering tilgængelig for alle årsagstyper.
-
I feltet Pre-registration message header du kan tilføje en overskrift til præ-registrering sektionen i udnævnelse bekræftelse og påmindelse beskeder. Hvis du lader dette felt være tomt, bruges følgende standardheader: 'Fortsæt til præregistrering'.
-
I feltet Pre-registration message content kan du tilføje brødtekst til afsnittet om præregistrering i e-mail-beskeder med bekræftelse og påmindelse om aftaler. Bemærk, at brødteksten ikke vises i SMS-beskeder, men kun i e-mails. Hvis du lader dette felt stå tomt, bruges følgende standardtekst: "Præregistreringsfunktionen er en personlig og datasikker måde at dele/opdatere dine personlige oplysninger på og giver dig og dit kæledyr mulighed for en mere behagelig og hurtig ankomst til klinikken.
-
I feltet Pre-registration form description kan du tilføje en brugerdefineret besked til forhåndstilmeldingsformularen.
-
I feltet Præ-registrering bekræftelse e-mail header kan du tilføje en brugerdefineret header for bekræftelse e-mail sendt efter at have gennemført præ-registrering.
-
I feltet Præ-registrering e-mail indhold kan du tilføje indhold, der skal vises i bekræftelsesmailen, efter at du har gennemført præ-registrering.
-
Klik på Gem ved siden af Klientinteraktioner for at anvende ændringerne.
Eksempel på et link til forhåndstilmelding i en e-mail med bekræftelse af en aftale:
To-Faktor godkendelse med engangs adgangskode (OTP)
Aktivér to-faktor-godkendelse for præregistrering: Når denne indstilling er valgt, modtager kunderne en bekræftelseskode via SMS, som de skal indtaste for at få adgang til forhåndstilmeldingsformularen. To-faktor-godkendelse tilføjer et ekstra lag af sikkerhed: Hvis bekræftelsesmailen ved et uheld sendes til en forkert adresse, vil modtageren ikke kunne få adgang til præregistreringsformularen, hvis de ikke kan angive den bekræftelseskode, der sendes via SMS.
For at aktivere to-faktor autentificering gå til Indstillinger > Generelt > Klinisk placering > Klientinteraktioner og vælg pennenknappen. Vælg Aktiver to-faktor godkendelse til præregistrering i præ-registrering indstillinger.
Verifikationsmetoden afhænger af, hvordan kunden har modtaget linket før registrering:
-
Hvis klienten har modtaget linket via e-mail, en engangskode sendes til deres telefonnummer via SMS.
-
Hvis klienten har modtaget linket af SMS, sendes en engangskode til deres e-mail-adresse.
Kontaktoplysningerne til kontrol er delvist maskeret for sikkerhed. For eksempel vises et telefonnummer som ••••••1234 og en e-mailadresse vises som j•••••@example.com.
Klienten indtaster engangs adgangskode på verifikationsskærmen for at bekræfte deres identitet og få adgang til præ-registrering formular.
Både en gyldig e-mail-adresse og telefonnummer skal være på fil i klientjournalen for OTP verifikation at arbejde. Hvis en af delene mangler, kan kunden ikke fuldføre verifikationstrinnet.
Bemærk
Hvis kunden af en eller anden grund ikke har modtaget bekræftelsesmailen eller sms'en, kan du sende den igen ved at redigere aftalen og gemme den.
Bemærk
Du kan aktivere selvindtjekning, hvis forhåndsregistrering er aktiveret.
-
Gå til Settings > General > Clinic location > Client interactions og vælg Enable self check-in.
-
Tid i minutter før markering som ankommet: Med denne indstilling kan du definere, hvor lang tid før deres aftale klienter kan tjekke ind. Hvis du f.eks. sætter den til 30, kan klienterne ikke tjekke ind før 30 minutter før deres aftale. Når det endnu ikke er muligt at tjekke ind, vises der en besked i aftaleportalen, for eksempel: "Du kan tjekke ind 30 minutter før din aftale".
-
Besked om vellykket selvindtjekning: Du kan tilføje en valgfri besked for at vise dine kunder, når de har checket ind.
-
I afsnittet Waiting locations kan du tilføje ventesteder, som klienter kan vælge mellem, når de tjekker ind. Det er nyttigt, hvis du har flere forskellige venteområder for klienter og patienter. For at tilføje et nyt venteområde skal du vælge knappen Add. Du kan redigere eller fjerne ventesteder ved hjælp af pennen og skraldespandsknapperne.
-
Du kan bede klienter om at oplyse patientens sygehistorie før deres aftale ved at stille indledende spørgsmål i præregistreringen. Da spørgsmålene er defineret separat for forskellige årsager til aftalen, kan du tilføje specifikke spørgsmål relateret til aftalens art.
-
Gå til Indstillinger > Elementer & Lister > Årsager og åbn en årsag, som du vil tilføje spørgsmål til.
-
Rul ned til bunden af årsagsdialogen, og vælg knappen + Preliminary question .
-
Skriv et spørgsmål i feltet Question , og vælg derefter knappen + Preliminary question igen for at tilføje flere spørgsmål.
-
Et link til forhåndsregistrering og selvindtjekning er inkluderet i e-mailen og/eller SMS-beskeden med bekræftelse af klientens aftale. Vær opmærksom på følgende:
-
Klienten og patienten skal eksistere i Provet før klienten kan bruge præregistrering. Klienten kan ikke tilføje nye patienter ved hjælp af præregistrering formular.
-
Sørg for, at en -bekræftelse/påmindelse er valgt til at blive sendt til, når du opretter en aftale.
-
Sørg for, at der er valgt en dyrlæge til konsultationen.
-
Hvis du vil have kunderne til at besvare indledende spørgsmål før deres aftale, skal du sørge for, at den valgte årsag har indledende spørgsmål indstillet til den.
Bemærk
I øjeblikket kan præregistrering og selvindtjekning kun bruges til aftaler med én patient. Hvis der tilføjes flere patienter til aftalen, vil klienten ikke kunne indtaste eller bekræfte deres oplysninger i forhåndsregistreringen.
Når kunden har udfyldt eller opdateret sine oplysninger ved hjælp af præregistreringsformularen (og valgfri selvstændig check-in), du kan gennemse oplysningerne i Provet. Du kan gøre dette i:
-
Aftaledialog (aftalekalender)
-
Adgangsdialog (når du markerer en aftale som ankommet)
-
Patientside
-
Klientside
Følgende besked vises på disse sider:
-
Vælg Bekræft venligst data her -linket i noten. En dialog om information før registrering åbnes. De oplysninger, der i øjeblikket er gemt i Provet, vises til venstre under Klientdata i Provet og Patientdata i Provet. De oplysninger, som kunden har givet i præ-registrering vises til højre under Nye data fra klient. Som standard vises kun de felter, som klienten har givet opdaterede oplysninger for. Hvis du ønsker at se alle klient og patient informationsfelter, herunder dem, som klienten ikke har ændret sig, Vælg Vis alle felter.
-
For at acceptere klientens opdateringer, skal du vælge pileknapperne mellem felterne. Hvis du ønsker at acceptere alle ændringer på én gang, skal du vælge Alle pil-knappen øverst. Klientens opdateringer kopieres til Provet felterne til venstre. Du kan også redigere Provet felter manuelt, hvis du ønsker at foretage nogle ændringer i oplysningerne fra klienten (for eksempel korrigere en tapo).
-
Vælg knappen Update for at gemme ændringerne.
Hvis du vil slette klientens opdateringer helt, skal du vælge knappen Discard. Bemærk, at når du har bekræftet, kan du ikke længere hente forhåndsregistreringsoplysningerne.
TIP: Du kan lave dine egne instruktioner til klienter baseret på disse instruktioner og inkludere dine instruktioner i forhåndsregistreringsmeddelelsen eller på din kliniks webside.
-
Vælg linket til forhåndstilmeldingssiden i din aftalebekræftelse eller påmindelse (e-mail og/eller SMS-besked).
-
Hvis to-faktor godkendelse er aktiveret, skal du kontrollere din identitet ved at indtaste engangs adgangskode (OTP) sendt til din alternative kontaktmetode (SMS eller e-mail).
-
Hvis du modtager linket via e-mail, sendes en engangskode til dit telefonnummer via SMS.
-
Hvis du modtager linket via SMS, sendes en engangskode til din e-mailadresse.
-
-
Den præ-registrering side er fyldt med oplysninger tilgængelige fra din profil i Provet. Gennemgå oplysningerne og udfyld blanketterne eller ajourføre de eksisterende oplysninger, hvis det er nødvendigt.
-
Besvar alle indledende spørgsmål, der måtte være baseret på årsagen til dit besøg.
-
Hvis der er mulighed for selvindtjekning, kan du markere, at du er ankommet, og vælge et sted at vente.
-
Når du er klar, skal du vælge Send.
Opdateret
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.