Workflow og statusser for konsultationsbesøg

Høringsprocessen er den centrale arbejdsgang, hvor dyrlæger mødes med kunder og patienter. Provet dækker hele konsultationsbesøg workflow fra planlægning af en aftale til høring, fakturering og betalinger. Ikoner og farve fremhæver i Provet brugergrænsefladen gør det nemt at følge konsultation besøg status.

De følgende afsnit giver et overblik over arbejdsgangstrinnene for konsultationsbesøget og de tilhørende statusser. For mere information om hver fase, se links i afsnittene.

Kommende

Når en ny aftale på bookes på, begynder aftalen i status 'Kommende'. Kommende aftaler vises i gråt i aftalekalenderen. På dashboardet vises de i sektionen Planlagte aftaler med en grå statusetiket.

Hvis en klient udebliver fra eller aflyser en planlagt aftale, og aftalen manuelt markeres som udeblevet eller aflyst, ændres aftalens status til "udeblevet". Udeblivne aftaler vises i hvidt i aftalekalenderen og med en grå statuslabel på dashboardet. Aflyste aftaler vises i gråt på dashboardet og fjernes fra aftalekalenderen.

Hvis en udebleven aftale ikke manuelt markeres som udeblevet eller aflyst, ændres aftalens status automatisk til "Bestået" efter aftalens starttidspunkt. Beståede aftaler vises med gult i aftalekalenderen og med en gul statusetiket på dashboardet.

Kommende aftaler kan manuelt markeret som bekræftet. Bekræftede aftaler vises i aftalekalenderen med teksten 'Bekræftet' i kalenderpladsen.

Tjekket ind, (Ankommet)

Når klienten og patienten er ankommet til klinikken, kan udnævnelsen kontrolleres. Dette er et valgfrit trin og anvendes typisk, når en receptionist håndterer indlæggelser, før dyrlægen begynder konsultationen. Når en dyrlæge håndterer optagelsesprocessen og begynder høringen direkte, kan den kontrollerede i trin springes over.

I udnævnelseskalenderen vises aftaler markeret som tjekket ind/ankommet i lilla. På instrumentbrættet vises de i afsnittet Seneste konsultationer med en mørk lyserød statusetiket.

I gang, (Konsultation)

Når konsultationsbesøget begynder, er udnævnelsesstatus opdateret til 'I gang'. Under høringen, veterinære behandlinger eller diagnostik udføres, og kliniske noter, behandling afgifter, udledning instruktioner og andre oplysninger er tilføjet på konsultationssiden. Aftalestatus opdateres automatisk, når en bruger begynder at tilføje oplysninger på konsultationssiden, men status kan også opdateres manuelt.

I tidsplanen for udnævnelsen vises løbende konsultationer i blåt. På instrumentbrættet vises de i afsnittet Seneste konsultationer med en lyselilla statusetiket.

Klar til afladning

Når konsultationen og behandlingerne er afsluttet, kan udnævnelsesstatus opdateres til 'Klar til decharge'. Dette trin er valgfrit, afhængigt af din organisations proces og klinikkens placeringsindstillinger. I løbet af denne fase, klinikken personale almindeligvis gennemgår eventuelle decharge instruktioner og diskuterer medicin til at gå hjem med klienten. Derefter overfører de kunden og patienten til receptionen for fakturering til at blive gennemført.

Det er også muligt at gå fra status 'In progress' direkte til fakturering og betaling, eller yderligere 'Fakturering' status kan bruges efter 'Klar til afslutning'.

I tidsplanen for udnævnelse vises høringer klar til decharge i tegningsfarve. På instrumentbrættet vises de i afsnittet Seneste konsultationer med en blå statusmærke.

Fakturering

Afhængigt af din organisations proces og klinikplaceringsindstillinger, kan yderligere en 'Fakturering' status bruges efter 'Klar til afslutning'. I løbet af denne fase gennemgås udkastet til faktura og alle gebyrer for nøjagtighed og fuldstændighed. Derudover kan eventuelle endelige salgselementer tilføjes.

I tidsplanen for udnævnelsen vises konsultationer i fakturering i tegningsfarve. På instrumentbrættet vises de i afsnittet Seneste konsultationer med en lyselilla statusetiket.

Udladet

Afhængigt af indstillingerne på din klinik kan fakturering og betaling gennemføres i et enkelt trin eller separat i to trin.

I totrinsfakturering og betalingsworkflow, opdateres aftalestatus til 'Udtaget', når en faktura er færdiggjort. I denne fase er patienten blevet frigjort fra høringen, og fakturaen er blevet færdigbehandlet, men betalingerne er endnu ikke modtaget. Hvis fakturaen færdiggøres og fakturabetalingen tilføjes i et enkelt trin, opdateres konsultationsstatus direkte til 'Betalte faktura'.

I tidsplanen for udnævnelsen vises afventede konsultationer i grønt. På instrumentbrættet vises de i afsnittet Seneste konsultationer med en lysegrøn statusetiket.

Faktura betalt

Når fakturabetaling er blevet tilføjet ændres aftalestatus til 'Betalte faktura', og arbejdsgangen er færdig.

I tidsplanen for udnævnelsen vises afsluttede konsultationer i grønt. På instrumentbrættet vises de i afsnittet Seneste konsultationer med en lysegrøn statusetiket.