Você pode finalizar e enviar faturas para vários clientes de uma só vez. Em vez de processar cada fatura individualmente, você pode selecionar um grupo de faturas, prepará-las, escrever o e-mail e enviar tudo em uma única operação. Isto economiza tempo da equipe de finanças e recepção durante ciclos de faturamento regulares.
Pode iniciar este fluxo de dois lugares:
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A lista de Faturas — para enviar faturas para vários clientes de uma só vez.
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Página de um cliente — para enviar faturas de um único cliente.
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Certifique-se de que os endereços de e-mail do cliente estão gravados no sistema antes de enviar.
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Apenas as faturas finalizadas podem ser enviadas. Você pode finalizar o rascunho de faturas como parte deste fluxo.
Você pode acessar o botão Enviar como e-mail de dois lugares:
Da lista de Faturas:
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Vá para Registros > Faturas.
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Use os filtros ou o campo de pesquisa para restringir a lista às faturas que você deseja processar.
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Clique em uma linha para selecionar uma fatura. A barra de ferramentas de ações aparece na parte inferior da página. Para adicionar mais faturas à sua seleção, clique em linhas adicionais, ou selecione "Selecionar tudo na página" ou "Selecionar tudo" para incluir todas as faturas em todas as páginas.
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Na barra de ferramentas, selecione Ações > Enviar como email.
A partir de uma página do cliente:
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Abrir a página do cliente.
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Vá para Faturação > Faturas.
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Selecione as faturas que você deseja enviar.
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Selecione Ações > Enviar como email.
Suas faturas selecionadas aparecem no grupo Pronto . Estas são faturas finalizadas que podem ser enviadas.
Se sua seleção inclui rascunhos de faturas, um grupo Precisa ser finalizado também aparece. Faturas Rascunho devem ser finalizadas antes que possam ser enviadas.
Se todas as faturas selecionadas já estiverem finalizadas, você pode prosseguir diretamente para o próximo passo.
Se o precisar ser finalizado a seção contém faturas provisórias que você deseja incluir:
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Selecione a caixa de seleção ao lado de cada fatura rascunho que deseja finalizar, ou selecione Finalize todos os rascunhos das faturas para selecionar todos. O status de cada atualização de fatura selecionada para mostrar Rascunho → Finalizado.
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Selecione Continue. Um diálogo de confirmação abre.
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Reveja a confirmação. A caixa de diálogo mostra quantas faturas serão finalizadas e avisa que faturas finalizadas não podem ser revertidas para rascunho. Se alguma fatura não puder ser finalizada, clique Mostrar faturas que não podem ser finalizadas para ver o motivo. Você pode navegar até essas faturas para resolver quaisquer problemas antes de tentar novamente.
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Selecione Finalizar e continuar para prosseguir.
Para abrir um registro de cliente ou revisão de uma fatura, selecione o nome do cliente ou número de fatura. Cada link abre em uma nova guia.
Se sua seleção incluir faturas de clientes com taxas de IVA alternativas, a seguinte mensagem será exibida: "Se as faturas selecionadas incluem tipos de clientes com taxas de IVA alternativas, essas taxas serão aplicadas automaticamente." Nenhuma ação é necessária — as taxas corretas são aplicadas automaticamente durante a finalização.
Nota
Se qualquer cliente em sua seleção não tiver um endereço de email, eles são sinalizados antes de enviar. Essas faturas são excluídas do envio.
Escolha o que incluir em cada e-mail do cliente. As seguintes opções estão disponíveis:
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Permitir que o cliente dê feedback
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Recibos de pagamento como anexo
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Fatura/recibo como anexo
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Incluir consulta & histórico do paciente
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Incluir visão geral do tratamento
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Incluir instruções de descarga
Observe que a opção Incluir instruções de descarga não afeta contador de faturas de venda ou faturas consolidadas.
Selecione Continue.
Selecione o remetente, depois insira a linha do assunto e o corpo do e-mail para a mensagem que será enviada aos clientes.
Para usar um modelo salvo, selecione + Adicionar modelo de e-mail, , encontre o modelo que você deseja usar e selecione Adicionar. O texto do modelo é adicionado ao corpo do e-mail.
Selecione Continue.
Revise o resumo antes de enviar, incluindo:
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Os clientes para os quais o e-mail será enviado, com seus endereços de e-mail e as faturas incluídas para cada cliente
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O remetente
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Os detalhes e anexos selecionados
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A linha de assunto e o corpo do e-mail
Se precisar ser alterado, selecione Voltar para retornar à etapa relevante.
Quando estiver pronto, selecione Enviar email. Uma mensagem de confirmação é exibida quando os e-mails forem enviados com sucesso.
Um e-mail é enviado por cliente, combinando todas as faturas e anexos selecionados em uma única mensagem.
Uma vez que os e-mails foram enviados, cada fatura é marcada como Enviado como na lista Faturas , com a coluna data e hora registrada na coluna Enviada.
Você pode ver o e-mail que foi enviado na guia Comunicação do cliente.
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