O relatório Devedores e Credores lista as facturas que estão pendentes (devidas à clínica) e quaisquer créditos devidos ao cliente (devidos pela clínica). O relatório mostra as finanças agrupadas pelo tempo pendente e o montante de crédito devido aos clientes (considerado um passivo da clínica). O relatório pode ser executado com ou sem informações financeiras do seguro.
Nota
As facturas com o estado "Rascunho" não são apresentadas no relatório Devedores e Credores.
Nota
Quando o relatório é criado pela primeira vez, o conteúdo é guardado durante 10 minutos no servidor. Se, durante este período, o relatório for gerado sem alterações aos filtros, o conteúdo guardado será apresentado. Se pretender gerar novos conteúdos, é necessário alterar pelo menos um valor de filtro e, em seguida, gerar novamente o relatório.
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Aceder a Relatórios > Financeiros > Devedores e credores.
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No separador Generate, selecione os filtros que pretende utilizar.
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Mostrar relatório para: Selecione se pretende gerar o relatório para clientes ou para companhias de seguros. Se selecionar Clientes, o relatório mostra os clientes que lhe devem dinheiro e/ou os clientes que você deve dinheiro. Se selecionar Companhias de seguros, o relatório mostra as companhias de seguros que lhe devem dinheiro.
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Mostrar: A opção Devedores & Credores mostra os clientes que lhe devem dinheiro e/ou os clientes a quem deve dinheiro. Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes para o filtro Mostrar relatório para. A opção Devedores mostra os clientes ou companhias de seguros que lhe devem dinheiro. A opção Credores mostra os clientes que têm facturas com uma soma devida inferior a 0 e clientes com pré-pagamentos não utilizados. Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes para o filtro Mostrar relatório para.
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Data: Selecione a data para a qual o relatório é gerado. Na maioria dos casos, o relatório é gerado até ao final do último dia do mês atual, até ao minuto anterior à meia-noite (23:59), inclusive. As facturas listadas dependem da definição Filtro de data por.
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Localização da clínica: Se tiver várias localizações de clínicas, selecione se pretende gerar um único relatório para todas as localizações de clínicas ou um relatório para cada localização de clínica separadamente.
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Grupo de locais de clínicas: Esta opção está disponível se utilizar grupos de localização de clínicas. Se for deixada em branco, o relatório não filtra por grupo, mas gera todos os grupos de localização de clínicas em conjunto. Leia mais sobre os grupos de localização de clínicas.
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Excluir compensações de sinistros de seguro não pagos: Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes para o filtro Mostrar relatório para. Se selecionar esta opção, as indemnizações de sinistros de seguro não pagas não são incluídas nos montantes devidos pelo cliente. Se não selecionar esta opção, as compensações por sinistros de seguro não pagos são incluídas nas somas devidas pelo cliente.
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Pagamentos antecipados: Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes para o filtro Mostrar relatório para. Se selecionar esta opção, o relatório mostra os clientes com pré-pagamentos não utilizados. Se não selecionar esta opção, as informações de pré-pagamentos não são incluídas no relatório.
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Mostrar IDs de clientes antigos: Se tiver migrado recentemente de outro sistema, pode utilizar esta opção para mostrar os IDs antigos do sistema anterior para ajudar a coordenar as somas devidas.
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Períodos diários: Pode selecionar uma opção existente ou criar períodos diários personalizados. O relatório apresenta colunas de períodos diários com base nesta definição.
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Filtro de data por: Selecione se pretende filtrar as facturas por data de faturação (a data em que a fatura foi finalizada) ou a data de vencimento da fatura. Note que a data de finalização da fatura é diferente da data de criação da fatura.
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Filtrar por tags de clientes: Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes para o filtro Mostrar relatório para. Se utilizar etiquetas, pode gerar o relatório para clientes específicos com base em etiquetas. Por exemplo, se tiver clientes com condições de pagamento personalizadas, pode gerar o respetivo relatório separadamente, adicionando aqui a respectiva etiqueta. Pode introduzir várias etiquetas no campo. Veja também o seguinte filtro.
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Excluir as seguintes tags: Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes para o filtro Mostrar relatório para. Se tiver clientes que não quer ver no seu relatório normal, pode introduzir a sua etiqueta neste campo para excluir as suas facturas/informações de pré-pagamento do relatório. Por exemplo, quando gera o relatório de base e pretende excluir clientes com condições de pagamento personalizadas, pode adicionar a respectiva etiqueta aqui. Pode introduzir várias etiquetas no campo.
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Tipo de cliente: Esta opção está disponível se a definição Ativar tipos de clientes estiver activada nas definições da organização. Selecione se pretende incluir clientes Internos, Investigação, ou Externos no relatório. Os clientes são incluídos no relatório com base no tipo de cliente no momento da finalização da fatura. Se não pretender utilizar o filtro, selecione a opção sem seleção (- - - - - - - -).
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Selecione Gerar relatório. Dependendo da dimensão da sua organização, este processo pode demorar alguns minutos.
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A coluna Total mostra o valor total que o cliente ou a companhia de seguros deve à clínica ou o valor que a clínica deve ao cliente. Se o relatório for gerado para clientes e a caixa de verificação de pré-pagamentos estiver selecionada, os pré-pagamentos são deduzidos do total.
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As colunas de períodos diários mostram os montantes devidos por períodos de tempo, dependendo do filtro de períodos diários selecionado . Por exemplo, se a clínica utilizar o filtro 0-30-60-90+, as facturas 0-30 normalmente ainda não estão vencidas, a coluna 31-60 mostra as facturas vencidas há mais de 30 dias, etc. Quando a dívida é diferente de 0, passar o cursor sobre o valor da coluna mostra uma dica de ferramenta com o número da fatura, a data de vencimento e a soma devida por fatura. Se a dívida consistir em mais de 10 facturas, pode imprimir uma exportação Excel para visualizar a informação.
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Quando o filtro Pré-pagamentos é selecionado, a coluna Pré-pagamentos mostra a quantidade de pré-pagamentos não utilizados que o cliente tem na sua conta.
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Os totais de cada coluna são apresentados na parte inferior do relatório.
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No menu do botão Exportar / Imprimir, pode selecionar uma opção para guardar os dados do relatório num dos formatos disponíveis. Em seguida, pode processar os dados de acordo com as suas necessidades, por exemplo, no Excel.
Se tiver uma grande quantidade de dados, recomenda-se que selecione Enviar como e-mail e deixe o relatório ser gerado em segundo plano.
Pode enviar um resumo financeiro aos seus clientes. Esta função é utilizada em conjunto com os resumos financeiros em Definições > Definições de impressão. Ver como configurar cartas de resumo financeiro.
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Para processar uma carta de resumo financeiro, selecione Iniciar processo no canto superior direito acima do relatório. É apresentado um relógio em contagem decrescente, indicando o tempo que lhe resta para selecionar as informações que pretende incluir na carta.
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Selecione o período de tempo para mostrar os clientes que têm facturas a vencer nesse período.
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Na lista pendente Records per page abaixo da lista de clientes, selecione o número de registos que pretende incluir por página. O menu de páginas mostra o número de páginas que a carta incluirá com os filtros selecionados.
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No botão Process no menu de ação na parte inferior da página, selecione a carta financeira que pretende enviar. Se o menu de ação não for apresentado, certifique-se de que selecionou uma das opções de período na etapa 2. A caixa de diálogo de pré-visualização da carta financeira abre-se, mostrando uma lista de clientes para os quais a carta será enviada.
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Nota: Para processar uma carta de dívida, é necessário definir primeiro um modelo de carta financeira. Se não houver um modelo disponível, é necessário criar um antes de prosseguir. Para obter instruções, consulte Configurar campos e etiquetas personalizados para o status da dívida do cliente.
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Na caixa de diálogo de pré-visualização, selecionar as opções de envio e de impressão:
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Pode imprimir a carta financeira para todos, enviar a carta por correio eletrónico para os clientes que têm um endereço de correio eletrónico guardado em Provet e imprimir a carta para os restantes, ou imprimir a carta para todos e enviar um correio eletrónico para aqueles que têm um endereço de correio eletrónico.
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Pode anexar à carta as facturas do período de tempo selecionado.
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É possível anexar uma síntese do tratamento à mensagem de correio eletrónico.
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Para saber qual foi a última carta financeira que os clientes receberam, pode selecionar Marcar como processada. A carta é guardada na lista de notas e comunicações dos clientes no separador Comunicações da página do cliente.
A pré-visualização à direita mostra o aspeto da carta financeira.
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Selecione Process.
Ao criar a carta, tenha em atenção que a tabela no centro do documento apresenta uma lista de todas as facturas vencidas no momento do relatório, incluindo as que vencem após o período de 30 dias.
Definições > Utilizadores > Grupos de permissões
Para aceder ao relatório, os utilizadores precisam de permissões de "leitura" e "escrita" para o seu grupo de permissões para as seguintes definições:
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'Página de definições'
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'Definições de impressão'
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'Página de relatórios'
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"Relatórios financeiros" (para aceder a todos os relatórios financeiros)
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"Relatórios financeiros de devedores e credores" (para aceder apenas a este relatório específico)
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