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Preparar um ficheiro para carregar.
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Aceder a Configurações > Importar & Exportar > Importar de um ficheiro.
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Largue um ficheiro na área de carregamento ou clique na área para selecionar um ficheiro do seu dispositivo. Em alternativa, pode escolher um ficheiro que tenha carregado anteriormente a partir da lista pendente Ficheiro existente. Pode importar um ficheiro de cada vez. Os tipos de ficheiro suportados são XLSX, XLS e XML. Um ficheiro não deve ter mais de 5 MB.
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Selecione o modelo de importação na lista pendente Provet model.
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Selecione Seguinte.
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Na página Mapping, ajuda o sistema a compreender os seus dados de origem. Mapear os seus dados de origem para os campos de dados Provet, conforme necessário.
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As colunas do seu ficheiro são apresentadas no lado esquerdo, juntamente com quaisquer campos de dados mapeados automaticamente.
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Os campos Provet não mapeados são apresentados à direita. Arraste os campos necessários para a esquerda para os fazer corresponder às colunas de origem.
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Alguns campos podem ser obrigatórios para o mapeamento. Pode encontrá-los na sua categoria no lado direito.
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Alguns campos podem necessitar de sub-mapeamento. Isto significa abrir o campo para edição utilizando o botão de caneta branca quando estiverem no lado esquerdo e efetuar quaisquer ajustes ou mapeamentos necessários. Por exemplo, se estiver a importar artigos com diferentes percentagens de IVA (imposto sobre vendas), poderá ter de fazer corresponder manualmente os seus dados com grupos no sistema, se o importador não estiver a fazer o mapeamento automático com êxito.
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A coluna no lado esquerdo mostra o Estado do mapeamento dos campos que foram mapeados. Se estiverem a mostrar "Mapeado", tudo deve estar bem; se estiverem a mostrar "Incompleto", deve abrir o campo para finalizar a edição e verificar se todos os elementos foram corretamente sub-mapeados.
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Selecione Seguinte.
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Na página Pré-visualização e Importação, reveja os resultados do mapeamento linha a linha e campo a campo. A página indica se cada objeto importado é novo ou se um objeto existente será atualizado. Todos os erros são mostrados a vermelho, juntamente com mensagens de erro. É possível exportar os erros como um ficheiro Excel utilizando o botão Exportar erros. Pode continuar com a importação mesmo que tenha alguns erros; nesse caso, as linhas sem erros serão importadas. A pré-visualização pode também mostrar alguns cálculos automáticos efectuados pelo sistema. Para mais informações, consulte Cálculos automáticos na importação de ficheiros. Note que o carregamento da pré-visualização pode demorar algum tempo, dependendo do tamanho do ficheiro e dos tipos de dados envolvidos.
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Se o ficheiro contiver mais de 100 itens, o Provet carregará automaticamente apenas uma amostra das linhas. Pode então escolher entre selecionar o botão Preview all entries para carregar a pré-visualização completa (o que pode demorar mais tempo), ou prosseguir diretamente com a importação.
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Depois de rever a pré-visualização, selecione Iniciar importação.
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Será direcionado para a página Progresso das Importações, que lhe permite acompanhar o progresso da importação. A importação será processada em segundo plano e pode sair ou atualizar a página se assim o desejar. É apresentado um estado verde de "sucesso" quando tudo estiver concluído com êxito. O tempo total necessário para concluir a importação depende geralmente do tamanho do ficheiro; normalmente, a importação não deve demorar mais do que alguns minutos. Se alguma linha falhar durante a importação, pode descarregar os erros da coluna Ações.
Nota
Nota: As importações funcionam em lotes de 250 itens de cada vez com um tempo limite após 20 minutos. As atualizações são mais rápidas do que as novas importações devido a apenas os campos específicos serem atualizados.
Exemplo: Se estiverem a ser importados 1000 itens, pode ser melhor dividi-los em 2 importações.
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Só é possível editar as opções adicionais dos campos de dados no passo de mapeamento depois de os ter mapeado (ou seja, indicado uma ligação com os seus dados ou acrescentado novas informações através da adição de um campo).
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Alguns campos podem ser designados como campos-chave com a opção Utilizar como campo-chave no cartão de campo de dados. O sistema tentará então encontrar objetos existentes na base de dados e actualizá-los em vez de criar novos itens. A utilização do campo-chave é fundamental se se pretender atualizar objectos existentes. Se exportou alguns dados do sistema e pretende actualizá-los e depois reimportá-los, o ID do objeto é normalmente utilizado como um campo-chave para correspondência, uma vez que faz parte da exportação. De um modo geral, qualquer valor único pode ser utilizado como campo-chave. Também é possível utilizar vários campos-chave de uma só vez para casos avançados.
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Se os nomes das colunas de dados do ficheiro forem exatamente os mesmos que em Provet, o mapeamento automático deve ocorrer no passo de mapeamento.
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O mapeamento automático também pode ocorrer para opções sub-mapeáveis. Por exemplo, se nomear os subgrupos de itens no ficheiro da mesma forma que estão configurados no Provet, o mapeamento automático deve acontecer.
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Também pode adicionar novos dados (predefinições personalizadas) à importação, arrastando um campo de dados para a área inferior do lado esquerdo no passo de mapeamento (área denominada "Arrastar + largar campo aqui para adicionar à importação"). Em seguida, pode utilizar o botão de caneta branca para abrir o campo para edição e utilizar a opção "Substituir tudo pelo valor predefinido" para definir uma nova predefinição. Todos os itens importados receberão esse valor como a nova predefinição.
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Ao carregar artigos, pode, como opção avançada, criar subgrupos diretamente com a importação. É para isso que servem os campos de nível 1, 2 e 3 do subgrupo de artigos. Se apenas pretender mapear para subgrupos existentes, utilize o campo normal Subgrupos de Artigos.
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