Oppsett for forhåndsregistrering
Forhåndsregistrering og selvinnsjekk for klinikkansatte
Forhåndsregistrering og selvinnsjekk - Bruksanvisning for kunden
Med funksjonen for online forhåndsregistrering kan kundene dine forhåndsregistrere seg før timen ved hjelp av et online skjema. Ved å la kundene forhåndsregistrere seg sparer du tid i resepsjonen og i starten av besøket. Det gir også kundene en sikker og privat måte å oppgi personlig informasjon på, noe de ellers måtte ha gjort i et åpent resepsjonsområde.
Når en klient foretar en nettbooking eller en time bestilles i Provet-kalenderen, også utnevnelsesbekreftelsen og påminnelsesmeldingene inneholder en lenke til forhåndsregistreringssiden hvor de kan sjekke informasjonen og fremlegge annen forhåndsinformasjon.
I tillegg kan du la kundene sjekke inn til timen sin online. Dette alternativet er tilgjengelig hvis forhåndsregistrering er i bruk.
Forhåndsregistrering og selv-innsjekking er tilleggsfunksjoner. Kontakt Provet-salg eller kundestøtte for mer informasjon.
-
Gå til Innstillinger > Generelt > Klinisk beliggenhet > Klient interaksjoner og velg penneknappen.
-
Bla ned for å velge Aktiver forhåndsregistrering for klient / Selv-sjekk -in.
-
Hvis du bruker årsakstyper, velger du hvilke årsakstyper du vil tillate forhåndsregistrering for i feltet Aktiver forhåndsregistrering av årsakstyper. Når en av årsakstypene som er inkludert her, velges for en avtale, legges det til en lenke til forhåndsregistrering i bekreftelses- og påminnelsesmeldingene. Hvis du lar dette feltet stå tomt, er forhåndsregistrering tilgjengelig for alle årsakstyper.
-
I foran registreringsmeldingens topptekst feltet du kan legge til en topptekst for forhåndsregeringsdelen i avtalebekreftelsen og påminnelsesmeldingene. Hvis du lar dette feltet stå tomt, brukes følgende standardoverskrift: 'Fortsett til forhåndsregistrering'.
-
I feltet Innhold i melding for forhåndsregistreringt kan du legge til brødtekst for forhåndsregistreringsdelen i e-postbekreftelser og påminnelser. Merk at brødteksten ikke vises i SMS-meldinger, kun i e-postmeldinger. Hvis du lar dette feltet stå tomt, brukes følgende standardtekst: "Forhåndsregistreringsfunksjonen er en personlig og trygg måte å lagre/oppdatere personopplysninger på og gjør det både hyggeligere og enklere å komme til klinikken for deg og kjæledyret ditt."
-
I feltet Beskrivelse av forhåndsregistreringsskjema kan du legge til en egendefinert melding i forhåndsregistreringsskjemaet.
-
I feltene for registrering av e-postbekreftelse kan du legge til en egendefinert topptekst for bekreftelsesmeldingen sendt etter å ha fullført forhåndsregistrering.
-
I før registrerings bekreftelse på innhold feltet kan du legge til innhold som skal vises i e-postbekreftelsen etter at det er fullført forhåndsregistrering.
-
Klikk Lagre ved siden av Klient interaksjoner for å bruke endringene.
Eksempel på en lenke til forhåndsregistrering i en e-postbekreftelse:
To-faktor autentisering med ett tidspassord (OTP)
Aktiver tofaktorautentisering for forhåndsregistrering: Når denne innstillingen er valgt, mottar kundene en bekreftelseskode på SMS, som de må oppgi for å få tilgang til forhåndsregistreringsskjemaet. Tofaktorautentisering gir et ekstra sikkerhetslag: Hvis bekreftelses-e-posten ved et uhell blir sendt til feil adresse, vil mottakeren ikke få tilgang til forhåndsregistreringsskjemaet hvis vedkommende ikke kan oppgi bekreftelseskoden som sendes på SMS.
For å aktivere to-faktor autentisering, Gå til Innstillinger > Generelt > Klinisk beliggenhet > Klient interaksjoner og velg penneknappen. Velg Aktiver to-faktor autentisering for forhåndsregistrering i innstillingene for forregningsregler.
Bekreftelsesmetoden avhenger av hvordan klienten mottok linken før registrering:
-
Hvis kunden mottok linken via e-post, sendes en engangskode til telefonnummeret deres via SMS.
-
Hvis klienten mottok lenken i SMS, sendes en engangskode til deres e-postadresse.
Kontaktdetaljer som brukes til verifisering er delvis maskert for sikkerhet. For eksempel vises et telefonnummer••••••1234 og en e-postadresse vises som j••@example.com.
Klienten skriver inn engangspassord på verifiseringsskjermen for å bekrefte deres identitet og tilgang til skjemaet før registrering.
Både en gyldig e-postadresse og et telefonnummer må være lagret i klientoppføringen for at OTP-verifiseringen skal fungere. Hvis en av dem mangler, kan ikke klienten fullføre verifiseringssteget.
Notat
Hvis kunden ikke har mottatt e-postbekreftelsen eller SMS av en eller annen grunn, kan du sende den på nytt ved å redigere avtalen og gjenoppta den.
Notat
Du kan aktivere selvinnsjekk hvis forhåndsregistrering er aktivert.
-
Gå til Innstillinger > Generelt > Avdeling > Kundeinteraksjoner og velg Aktiver selvinnsjekk.
-
Tid i minutter før markert som ankommet: Med denne innstillingen kan du definere hvor lenge før en avtale kundene kan sjekke inn. Hvis du for eksempel setter denne til 30, kan kundene ikke sjekke inn før 30 minutter før avtalen. Når innsjekking ennå ikke er mulig, vises en melding i timeportalen, for eksempel: "Du kan sjekke inn 30 minutter før timen din".
-
Vellykket selvinnsjekk-melding: Du kan legge til en valgfri melding for å vise kundene dine når de har sjekket inn.
-
I delen Ventesoner kan du legge til ventesoner som kundene kan velge mellom når de sjekker inn. Dette er nyttig hvis du har flere forskjellige venteområder for kunder og pasienter. For å legge til en ny ventesone velger du knappen Legg til. Du kan redigere eller fjerne ventesoner ved hjelp av penn- og søppelbøtteknappene.
-
Du kan be kundene om å oppgi pasientens sykehistorie før timen ved å stille innledende spørsmål i forhåndsregistreringen. Fordi spørsmålene er definert separat for avtaletyper, kan du legge til spesifikke spørsmål knyttet til typen timeavtale.
-
Gå til Innstillinger > Lister og maler> Avtaler og åpne en avtaletype du vil legge til spørsmål for.
-
Bla ned til bunnen av avtaletypedialogen, og velg knappen + Spørsmål til kunden.
-
Skriv inn et spørsmål i feltet Spørsmål, og velg deretter knappen + Spørsmål til kunden igjen for å legge til flere spørsmål.
-
En lenke til forhåndsregistrering og selvinnsjekk er inkludert i e-postbekreftelsen og/eller SMS-meldingen. Vær oppmerksom på følgende:
-
Klienten og pasienten må eksistere i Provet før klienten kan bruke forhåndsregistrering. Kunden kan ikke legge til nye pasienter ved å bruke skjemaet før registrering.
-
Sørg for at en bekreftelse/påminnelse er valgt for å bli sendt når du oppretter en avtale.
-
Sørg for at det er valgt en veterinær til konsultasjonen.
-
Hvis du vil at kundene skal svare på spørsmål før avtalen, må du sørge for at den valgte avtaletypen har spørsmål til kunden angitt.
Notat
For øyeblikket kan forhåndsregistrering og selvinnsjekk bare brukes for avtaler med én pasient. Hvis flere pasienter legges til i timen, vil kunden ikke kunne legge inn eller bekrefte opplysningene sine i forhåndsregistreringen.
Når kunden har fylt ut eller oppdatert sin informasjon ved hjelp av skjemaet for forhåndsregistrering (og det valgfrie selvkontrolleren), du kan gjennomgå opplysningene i Provet. Du kan gjøre dette om:
-
Avtaledialog (avtalekalender)
-
Dialog om innsjekk (når du markerer en avtale som ankommet)
-
Pasientsiden
-
Kundesiden
Følgende melding vises på disse sidene:
-
Velg Vennligst bekreft dataene her i notatet. En ny informasjon åpner før registrering. Informasjonen som for tiden er lagret i Provet er vist til venstre under klient data i Provet og pasientdata i Provet. Opplysningene som klienten har gitt i forhåndsregistreringer, vises på rett under Nye data gitt av klienten. Som standard vises bare feltene klienten har gitt oppdatert informasjon til selv. Hvis du ønsker å se alle informasjonsfelt for klient og pasient inkludert de klienten ikke har endret seg, velg Vis alle feltene
-
For å godta klientens oppdateringer, velg piltastene mellom feltene. Hvis du vil godta alle endringer i en go, velger du Alle -piltastene øverst. Klientens oppdateringer er kopiert til Provet-feltene til venstre. Du kan også redigere feltene for Provet manuelt hvis du ønsker å gjøre noen endringer i informasjonen som blir gitt av klienten (for eksempel korrigere en skrivefeil).
-
For å lagre endringene velger du knappen Oppdater.
Hvis du vil slette kundens oppdateringer helt, velger du knappen Forkast. Vær oppmerksom på at når du har bekreftet, kan du ikke lenger hente frem forhåndsregistreringsinformasjonen.
TIPS: Du kan lage dine egne instruksjoner til kundene basert på disse instruksjonene og inkludere instruksjonene dine i forhåndsregistreringsmeldingen eller på klinikkens nettside.
-
Velg lenken til forhåndsregistreringssiden i timebekreftelsen eller påminnelsesmeldingen (e-post og/eller SMS).
-
Dersom to-faktor autentisering er aktivert, kontroller din identitet ved å skrive inn engangspassord (OTP) sendt til din andre kontaktmetode (SMS eller e-post).
-
Hvis du mottar lenken via e-post, sendes en engangskode til ditt mobilnummer via SMS.
-
Hvis du mottar linken via SMS, sendes en engangskode til din e-postadresse.
-
-
Forhåndsregistrering siden er fylt med informasjon tilgjengelig fra din profil i Provet. Gjennomgå informasjonen og fyll ut feltene eller oppdatere eksisterende informasjon om nødvendig.
-
Svar på eventuelle spørsmål som kan bli stilt basert på årsaken til besøket.
-
Hvis selvinnsjekking er tilgjengelig, kan du markere at du er ankommet og velge en ventesone.
-
Når du er klar, velger du Send.
Oppdatert
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.