Du kan fullføre og sende fakturaer til flere klienter samtidig. I stedet for å behandle hver faktura individuelt, kan du velge en fakturagruppe, forberede dem, opprette en e-post og sende alt i en enkelt operasjon. Dette sparer tid til økonomi og mottakspersonell i løpet av vanlige faktureringssykluser.
Du kan starte denne flyten fra to steder:
-
Fakturalisten - å sende fakturaer for flere klienter samtidig.
-
En klientside – å sende fakturaer for en enkelt kunde.
-
Sørg for at klientens e-postadresser registreres i systemet før de sendes.
-
Bare sluttførte fakturaer kan sendes. Du kan redigere utkast til fakturaer som en del av denne flyten.
Du får tilgang til Sende som epost knappen fra to steder:
Fra listen over fakturaer:
-
Gå til Oppføringer > fakturaer.
-
Bruk filtrene eller søkefeltet for å begrense listen til fakturaene du vil legge til.
-
Klikk på en rad for å velge en faktura. Verktøylinjen vises nederst på siden. For å legge til flere fakturaer til ditt utvalg, klikk flere rader, eller velg "Velg alt på siden" eller "Velg alle" for å inkludere alle fakturaer på alle sider.
-
På verktøylinjen, velg Handlinger > Send som e-post.
Fra en klients side:
-
Åpne siden til klienten.
-
Gå til Fakturering > Fakturaer.
-
Velg fakturaene du ønsker å sende.
-
Velg Handlinger > Send som epost.
Dine valgte fakturaer vises i Klar gruppen. Disse er endelige fakturaer som kan sendes.
Hvis ditt utvalg inkluderer utkast til fakturaer, dukker det opp et som må fullføres i -gruppen. Utkast-fakturaer må være fullført før de kan sendes.
Hvis alle valgte fakturaer allerede er ferdige, kan du fortsette direkte til neste trinn.
Dersom behøver å fullføres inneholder utkast til fakturaer, ønsker du å omfatte:
-
Merk av i avmerkingsboksen ved hvert utkast du ønsker å fullføre, eller velg Fullfør alle utkast til fakturaer for å velge alle dem. Status for hver valgte faktura-oppdatering for å vise Kladd → Fullførte.
-
Klikk Fortsett. En bekreftelsesdialog åpnes.
-
Gjennomgå bekreftelsen. Dialogen viser hvor mange fakturaer som skal fullføres, og advarer om at sluttfakturaer ikke kan endres tilbake til utkast. Hvis noen fakturaer ikke kan fullføres, klikk på Vis fakturaer som ikke kan fullføres for å se årsaken. Du kan navigere til fakturaene for å løse eventuelle problemer før du prøver på nytt.
-
Velg Fullfører og fortsett for å fortsette.
For å åpne klientpostering eller gjennomgå en faktura, velger du klientnavnet eller fakturanummeret Hver lenke åpnes i en ny fane.
Hvis ditt utvalg inkluderer fakturaer for klienter med alternative mva-satser, følgende varsel vises: "Hvis de valgte fakturaene inkluderer klienttyper med alternative mva-satser, vil disse satsene bli brukt automatisk." Ingen handling er nødvendig — korrekte hastigheter påføres automatisk under fullførelse.
Notat
Hvis noen klienter i ditt valg ikke har en e-postadresse, blir de merket før de sendes. Disse fakturaene kan ikke sendes.
Velg hva som skal inkluderes i hver klient-e-post. De følgende alternativene er tilgjengelige:
-
Gi tilbakemelding til kunden
-
Betalings kvitteringer som vedlegg
-
Faktura/kvittering som vedlegg
-
Inkluder høring & pasienthistorikk
-
Inkluder behandlingsoversikt
-
Inkluder utslippsinstruksjoner
Vær oppmerksom på at Inkluder utskrivningsinstruksjoner ikke påvirker motstrid mot solgte fakturaer eller konsolidert fakturaer.
Klikk Fortsett.
Velg avsender, skriv deretter inn person- og e-postmeldingsteksten for meldingen som sendes til klienter.
For å bruke en lagret mal, velg + Legg til e-post mal, finne malen du vil bruke, og velg Legg til. Tekst i e-post feltet er lagt til i malen.
Klikk Fortsett.
Gjennomgå sammendraget før du sender, inkludert
-
Klientene sendes e-postadresser, med tilhørende e-postadresser og fakturaer som følger med for hver klient
-
Avsenderen
-
Detaljene og vedlegget er valgt
-
Emne og e-post kroppen
Hvis noe må endres, velg Tilbake for å gå tilbake til det relevante trinnet.
Når du er klar, velg Send e-post. En bekreftelsesmelding vises når e-postene er sendt.
En e-post sendes per klient, som kombinerer alle fakturaer og valgte vedlegg i en enkelt melding.
Når e-postadressene er sendt, er hver faktura merket som Sendt i Invoices -listen, med dato og klokkeslett som er registrert i kolonnen Sendte.
Du kan se e-posten som ble sendt på klientens Kommunikasjonsfane.
Oppdatert
Kommentarer
0 kommentarer
Artikkelen er stengt for kommentarer.