È possibile finalizzare e inviare fatture a più clienti contemporaneamente. Invece di elaborare ogni fattura singolarmente, è possibile selezionare un gruppo di fatture, prepararle, comporre l'e-mail e inviare tutto in una singola operazione. Questo consente di risparmiare tempo per la finanza e il personale di accoglienza durante i cicli di fatturazione regolari.
È possibile avviare questo flusso da due posti:
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L'elenco delle fatture — per inviare fatture per più clienti contemporaneamente.
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Pagina di un cliente — per inviare fatture per un singolo cliente.
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Assicurati che gli indirizzi email del client siano registrati nel sistema prima dell'invio.
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È possibile inviare solo fatture finalizzate. È possibile finalizzare le fatture di progetto come parte di questo flusso.
Puoi accedere al pulsante Invia come email da due posti:
Dall'elenco fatture:
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Vai su Records > Fatture.
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Utilizzare i filtri o il campo di ricerca per restringere l'elenco alle fatture che si desidera elaborare.
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Fare clic su una riga per selezionare una fattura. La barra degli strumenti delle azioni appare in fondo alla pagina. Per aggiungere più fatture alla tua selezione, fai clic su righe aggiuntive, o seleziona "Seleziona tutto sulla pagina" o "Seleziona tutto" per includere tutte le fatture su tutte le pagine.
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Nella barra degli strumenti, seleziona Azioni > Invia come email.
Dalla pagina di un cliente:
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Apri la pagina del client.
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Vai su Fatturazione > Fatture.
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Seleziona le fatture che vuoi inviare.
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Seleziona Azioni > Invia come email.
Le fatture selezionate appaiono nel gruppo Ready . Queste sono fatture finalizzate che possono essere inviate.
Se la tua selezione include una bozza di fatture, appare anche un gruppo che deve essere finalizzato . Le fatture bozze devono essere finalizzate prima di poter essere inviate.
Se tutte le fatture selezionate sono già finalizzate, è possibile procedere direttamente al passo successivo.
Se la sezione ha bisogno di essere finalizzata contiene bozze di fatture che si desidera includere:
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Selezionare la casella di controllo accanto a ogni bozza di fattura che si desidera completare, o seleziona Finalizza tutte le bozze di fatture per selezionarle. Lo stato di ogni aggiornamento di fattura selezionato per mostrare Draft → Finalizzato.
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Seleziona Continua. Si apre una finestra di conferma.
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Controlla la conferma. La finestra di dialogo mostra quante fatture saranno finalizzate e avvisa che le fatture finalizzate non possono essere modificate di nuovo in bozza. Se le fatture non possono essere finalizzate, fare clic su Mostra fatture che non possono essere finalizzate per vedere il motivo. È possibile navigare su quelle fatture per risolvere eventuali problemi prima di riprovare.
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Seleziona Finalizza e continua per procedere.
Per aprire un record client o rivedere una fattura, selezionare il nome del cliente o il numero di fattura. Ogni link si apre in una nuova scheda.
Se la tua selezione include fatture per clienti con aliquote IVA alternative, viene visualizzato il seguente avviso: "Se le fatture selezionate includono tipi di clienti con aliquote IVA alternative, tali aliquote saranno applicate automaticamente." Nessuna azione è necessaria: le tariffe corrette vengono applicate automaticamente durante la finalizzazione.
Nota
Se i client nella tua selezione non hanno un indirizzo email, vengono contrassegnati prima dell'invio. Queste fatture sono escluse dall'invio.
Scegli cosa includere in ogni email del client. Sono disponibili le seguenti opzioni:
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Consenti al client di dare un feedback
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Entrate di pagamento come allegato
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Fattura/ricevuta come allegato
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Includi consultazione & anamnesi paziente
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Includi panoramica del trattamento
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Includi le istruzioni di scarico
Si noti che l'opzione Includi le istruzioni di scarico non influisce sulle fatture di contropartita o sulle fatture consolidate.
Seleziona Continua.
Seleziona il mittente, quindi inserisci il corpo dell'oggetto e dell'email per il messaggio che verrà inviato ai client.
Per utilizzare un modello salvato, seleziona + Aggiungi modello email, trova il modello che vuoi usare e seleziona Aggiungi. Il testo del modello viene aggiunto al corpo dell'email.
Seleziona Continua.
Riesaminare il riassunto prima dell'invio, tra cui:
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I clienti a cui verrà inviata l'email, con i loro indirizzi email e le fatture incluse per ogni cliente
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Il mittente
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I dettagli e gli allegati selezionati
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Il corpo dell'oggetto e dell'email
Se qualcosa deve essere cambiato, selezionare Indietro per tornare al passaggio pertinente.
Quando sei pronto, seleziona Invia email. Un messaggio di conferma viene mostrato quando le email sono state inviate con successo.
Una email viene inviata per client, combinando tutte le fatture e gli allegati selezionati in un unico messaggio.
Una volta che le email sono state inviate, ogni fattura è contrassegnata come Inviato nella lista Fatture , con la data e l'ora registrati nella colonna Inviato.
È possibile visualizzare l'email che è stata inviata nella scheda Comunicazione del cliente.
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