Ennakkorekisteröinnin käyttöönotto
Itsepalvelukirjautumisen käyttöönotto
Ennakkorekisteröinnin ja itsepalvelukirjautumisen käytttöohjeet henkilökunnalle
Ennakkorekisteröinnin ja itsepalvelukirjautumisen käyttöohjeet asiakkaalle
Ennakkorekisteröinti antaa asiakkaillesi mahdollisuuden ilmoittautua käynnille ennakkoon verkkolomakkeella. Asiakkaiden ennakkorekisteröinnin mahdollistaminen säästää aikaa vastaanotossa ja käynnin alussa. Se tarjoaa asiakkaille myös turvallisen ja yksityisen tavan välittää henkilökohtaiset tietonsa, minkä he muuten joutuisivat tekemään avoimessa vastaanottotilassa.
Kun asiakas tekee nettiajanvarauksen tai aika varataan ajanvarauskalenterista, ajanvarausvahvistuksessa ja muistutusviesteissä on linkki ennakkorekisteröintisivulle. Siellä asiakas voi tarkistaa tietonsa ja antaa muita alustavia tietoja.
Lisäksi asiakkaiden voi antaa ilmoittautua käynnille verkossa. Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos ennakkorekisteröinti on käytössä.
Ennakkorekisteröinti ja itsepalvelukirjautuminen ovat lisätoimintoja. Lisätietoja saat Provetin myynnistä tai asiakastuesta.
-
Siirry Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Asiakasviestintä ja valitse kynäpainike.
-
Vieritä alas valitaksesi Ota käyttöön ennakkorekisteröinti / itsepalvelukirjautuminen.
-
Jos käytät käynnin syitä, valitse Mahdollista ennakkoilmottautuminen käynnin syille -kentässä ne käynnin syyt, joille haluat sallia ennakkorekisteröinnin. Kun käynnille valitaan jokin tässä mainittu syy, vahvistus- ja muistutusviesteihin lisätään linkki ennakkorekisteröintiin. Jos jätät tämän kentän tyhjäksi, ennakkorekisteröinti on käytettävissä kaikille käynnin syille.
-
Ennakkorekisteröintiviestin alkuosa -kenttään voi lisätä ajanvarauksen vahvistus- ja muistutusviestien ennakkorekisteröintiosion otsikon. Jos jätät kentän tyhjäksi, käytetään seuraavaa oletusotsikkoa: "Jatka ennakkorekisteröintiin".
-
Ennakkorekisteröintiviestin sisältö -kenttään voit lisätä ennakkorekisteröinnin tekstirungon ajanvarauksen vahvistus- ja muistutussähköpostiviesteihin. Huomaa, että runkotekstiä ei näytetä tekstiviesteissä, ainoastaan sähköpostiviesteissä. Jos jätät tämän kentän tyhjäksi, käytetään seuraavaa oletustekstiä: "Ennakkorekisteröinti mahdollistaa henkilökohtaisen ja tietoturvallisen tavan jakaa/päivittää henkilökohtaisia tietojasi ja mahdollistaa miellyttävämmän ja nopeamman saapumisen klinikalle sinulle ja lemmikillesi.
-
Ennakkorekisteröintinäkymän ohjeviesti -kenttään voit lisätä mukautetun viestin ennakkorekisteröintilomakkeelle.
-
Ennakkorekisteröinnin vahvistussähköpostin otsikko -kenttään, voit lisätä räätälöidyn otsikon vahvistussähköpostille, joka lähetetään asiakkaalle ennakkorekisteröitymisen jälkeen.
-
Ennakkorekisteröinnin vahvistussähköpostin sisältö -kenttään, voit lisätä sisältöä, joka näytetään vahvistussähköpostissa, joka lähetetään ennakkorekisteröinnin jälkeen.
-
Valitse Tallenna Asiakasviestintä -otsikon vieressä ottaaksesi muutokset käyttöön.
Esimerkki ennakkorekisteröinnin linkistä ajanvarauksen vahvistussähköpostissa:
Kaksivaiheinen tunnistautuminen kertakäyttösalasanalla (OTP)
Käytä kaksivaiheista tunnistautumista ennakkorekisteröintiin: Kun tämä asetus on valittuna, asiakkaat saavat tekstiviestillä vahvistuskoodin, joka heidän on syötettävä päästäkseen ennakkorekisteröintilomakkeelle. Kaksivaiheinen tunnistautuminen lisää ylimääräisen turvallisuustason: jos vahvistussähköposti lähetetään vahingossa väärään osoitteeseen, vastaanottaja ei pääse ennakkorekisteröintilomakkeelle, jos hän ei pysty antamaan tekstiviestillä lähetettyä vahvistuskoodia.
Ottaaksesi kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöön, siirry Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Asiakasviestintä ja valitse kynäpainike. Valitse Käytä kaksivaiheista tunnistautumista ennakkorekisteröintiin.
Vahvistusmenetelmä riippuu siitä, miten asiakas sai ennakkorekisteröintilinkin:
-
Jos asiakas on saanut linkin sähköpostitse, hänen puhelinnumeroonsa lähetetään kertaluonteinen koodi tekstiviestillä.
-
Jos asiakas on saanut linkin tekstiviestillä, hänen sähköpostiosoitteeseensa lähetetään kertaluonteinen koodi.
Vahvistuksessa käytetty yhteystieto on osittain peitetty turvallisuuden vuoksi. Esimerkiksi puhelinnumero näkyy muodossa ••••1234 ja sähköpostiosoite j••••@example.com.
Asiakas syöttää kertakäyttöisen salasanan vahvistusnäytölle vahvistaakseen henkilöllisyytensä ja päästäkseen ennakkorekisteröitymislomakkeeseen.
Asiakkaan tiedoissa tulee olla voimassa oleva sähköpostiosoite ja puhelinnumero, jotta OTP vahvistus toimii. Jos jompi kumpi puuttu, asiakas ei voi suorittaa vahvistusvaihetta.
Huomaa
Jos asiakas ei jostain syystä ole saanut vahvistussähköpostia tai tekstiviestiä, voit lähettää sen uudelleen muokkaamalla ajanvarausta ja tallentamalla sen uudelleen.
Huomaa
Voit ottaa itsepalvelukirjautumisen käyttöön, jos ennakkorekisteröinti on otettu käyttöön.
-
Siirry Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Asiakasviestintä ja valitse Salli itsepalvelukirjautuminen.
-
Aika minuutteina ennen sallittua sisäänkirjautumisaikaa: Tällä asetuksella voit määrittää, kuinka kauan ennen ajanvarausta asiakkaat voivat kirjautua sisään. Jos asetat esimerkiksi arvoksi 30, asiakkaat voivat kirjautua sisään vasta 30 minuuttia ennen ajanvarausta. Kun sisäänkirjautuminen ei ole vielä mahdollista, ajanvarausportaalissa näytetään viesti, esimerkiksi: "Voit kirjautua sisään 30 minuuttia ennen ajanvaraustasi".
-
Viesti onnistuneesta itsepalvelukirjautumisesta: Voit lisätä valinnaisen viestin, joka näkyy asiakkaillesi, kun he ovat kirjautuneet onnistuneesti.
-
Osassa Asiakkaan sijaintipaikat voit lisätä odotuspaikkoja, jonka asiakkaat voivat valita sisäänkirjautumisen yhteydessä. Tämä on hyödyllistä, jos sinulla on useita eri odotustiloja asiakkaille ja eläimille. Voit lisätä uuden sijaintipaikan valitsemalla Lisää -painikkeen. Voit muokata tai poistaa sijaintipaikkoja kynällä ja roskakoripainikkeilla.
-
Voit pyytää asiakkaita toimittamaan eläimen sairaushistoriaa ennen ajanvarausta esittämällä ennakkokysymyksiä ennakkorekisteröinnissä. Koska kysymykset määritellään erikseen eri käynnin syitä varten, voit lisätä ajanvarauksen luonteeseen liittyviä erityiskysymyksiä.
-
Mene Asetukset > Listat & Mallipohjat > Käynnin syy ja avaa syy, johon haluat lisätä kysymyksiä.
-
Vieritä alaspäin valintaikkunan alareunaan ja valitse + Ennakkokysymys -painike.
-
Kirjoita kysymys Kysymys -kenttään ja valitse sitten uudelleen + Ennakkokysymys -painike lisätäksesi lisää kysymyksiä.
-
Asiakkaan ajanvarauksen vahvistussähköpostissa ja/tai tekstiviestissä on linkki ennakkorekisteröitymiseen ja itsepalvelukirjautumiseen. Huomioi seuraavat seikat:
-
Asiakkaan ja eläimen on oltava olemassa Provetissa, ennen kuin asiakas voi käyttää ennakkorekisteröintiä. Asiakas ei voi lisätä uusia potilaita ennakkorekisteröintilomakkeella.
-
Varmista, että vahvistus-/muistutusviesti on valittu lähetettäväksi, kun luot ajanvarauksen.
-
Varmista, että käyntiä varten on valittu eläinlääkäri.
-
Jos haluat, että asiakkaat vastaavat ennakkokysymyksiin ennen käyntiä, varmista, että valitulle käyntisyylle on asetettu ennakkokysymykset.
Huomaa
Tällä hetkellä ennakkorekisteröintiä ja itsepalvelukirjautumista voidaan käyttää vain yhden eläimen ajanvarauksiin. Jos ajanvaraukseen lisätään useampia eläimiä, asiakas ei voi syöttää tai tarkistaa tietojaan ennakkorekisteröinnissä.
Kun asiakas on täyttänyt tai päivittänyt tietonsa ennakkorekisteröintilomakkeella (ja valinnaisella itsepalvelukirjautumisella), voit tarkistaa tiedot Provetissa. Voit tehdä tämän:
-
Ajanvarausdialogi (ajanvarauskalenteri)
-
Sisäänkirjausikkunassa (kun eläin merkitään saapuneeksi)
-
Potilaan sivu
-
Asiakkaan sivu
Näillä sivuilla näkyy seuraava viesti:
-
Valitse Vahvista tiedot tässä -linkki huomautuksessa. Ennakkorekisteröintiä koskeva ikkuna avautuu. Provetissa täman hetkiset tiedot näkyvät vasemmalla kohdassa Asiakastiedot Provetissa ja Eläimen tiedot Provetissa. Asiakkaan ennakkorekisteröinnissä antamat tiedot näkyvät oikealla kohdassa Asiakkaan toimittamat uudet tiedot. Oletusarvoisesti näytetään vain ne kentät, joihin asiakas on kirjannut päivitetyt tiedot. Jos haluat nähdä kaikki asiakkaan ja eläimen tiedot, myös ne, joita asiakas ei ole muuttanut, valitse Näytä kaikki kentät.
-
Hyväksy asiakkaan päivitykset valitsemalla kenttien välissä olevat nuolipainikkeet. Jos haluat hyväksyä kaikki muutokset kerralla, valitse ylhäällä oleva nuolinäppäin Kaikki. Asiakkaan päivitykset kopioidaan vasemmalla oleviin kenttiin. Voit muokata Provet -kenttiä myös manuaalisesti, jos haluat tehdä joitakin muutoksia asiakkaan antamiin tietoihin (esimerkiksi korjata kirjoitusvirheen).
-
Tallenna muutokset valitsemalla Päivitä -painike.
Jos haluat poistaa asiakkaan päivitykset kokonaan, valitse Hylkää -painike. Huomaa, että kun olet vahvistanut, et voi enää hakea ennakkorekisteröintitietoja.
VINKKI: Voit laatia omat ohjeesi asiakkaille näiden ohjeiden pohjalta ja sisällyttää ohjeesi ennakkorekisteröintiviestiin tai klinikkasi verkkosivuille.
-
Valitse linkki ennakkorekisteröintisivulle ajanvarauksen vahvistus- tai muistutusviestissäsi (sähköposti- ja/tai tekstiviestissä).
-
Jos kaksivaiheinen tunnistautuminen on käytössä, varmista henkilöllisyytesi syöttämällä kertakäyttöinen salasana (OTP), joka on lähetetty vaihtoehtoiseen yhteydenottotapaasi (SMS tai sähköposti).
-
Jos saat linkin sähköpostitse, kertaluonteinen koodi lähetetään puhelinnumeroosi tekstiviestillä.
-
Jos saat linkin tekstiviestillä, sähköpostiosoitteeseesi lähetetään kertaluonteinen koodi.
-
-
Ennakkorekisteröintisivu on esitäytetty Provet -profiilissasi olevilla tiedoilla. Tarkista tiedot ja täytä tyhjät kohdat tai päivitä olemassa olevat tiedot tarvittaessa.
-
Vastaa mahdollisiin ennakkokysymyksiin, jotka voivat sisältyä viestiin käynnin syyn perusteella.
-
Jos käytettävissä on itsepalvelukirjautuminen, voit merkitä itsesi saapuneeksi ja valita odotuspaikan.
-
Kun olet valmis, valitse Lähetä.
Päivitetty
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.