Velalliset ja velkojat -raportilla voidaan tarkastella ja käsitellä maksamattomia laskuja (jotka ovat avointa saatavaa) ja mahdolliset hyvitykset, jotka kuuluvat asiakkaalle (jotka ollaan velkaa). Raportti esittää taloustiedot ryhmiteltyinä sen mukaan, kuinka pitkään summat ovat olleet avoinna, sekä näyttää asiakkaille palautettavat summat (jotka tulee hyvittää). Ensimmäisellä suodatusvalinnalla valitaan halutaanko tarkastella asiakkaiden laskuja koskevia tietoja, vai vakuutusyhtiöiden avoimia saatavia.
Huomaa
Luonnosvaiheessa olevia laskuja ei näytetä Velalliset ja velkojat -raportissa, sillä saatavat eivät ole vielä varsinaisesti muodostuneet avoimeksi saatavaksi, ennen laskun viimeistelyä.
Huomaa
Raporttia luotaessa ensimmäisen kerran, sen sisältö tallennetaan automaattisesti palvelimelle 10 minuutiksi. Tämän ansiosta raportti voidaan ladata uudelleen tänä aikana nopeasti, mikäli muutoksia suodattimiin ei ole tehty, ja tallennettu sisältö näytetään. Mikäli vähintään yhden suodattimen valintaa muutetaan raportti luodaan kokonaan uudelleen.
-
Siirry osoitteeseen Raportit > Talousraportit > Velalliset ja velkojat.
-
Valitse haluamasi suodattimet heti avautuvassa Luo-näkymässä.
-
Aluksi Näytä raportti seuraavasta: Valitse, haluatko luoda raportin asiakkaista vai vakuutusyhtiöistä. Jos valitset Asiakkaat, raportti näyttää kaikki laskut joilla asikkaan maksusuoritus puuttuu (velalliset) ja/tai asiakkaalle on hyvitettävää (velkojat). Jos valitset Vakuutusyhtiöt raportti näyttää kaikki laskut, joille ei ole kirjattu vakuutusyhtiön maksusuoritusta (velalliset).
-
Osion Näytä valinnat: Vaihtoehto Velalliset & Velkojat näyttää kaikki laskut joilla on avoimia summia (maksettavaa tai hyvitettävää). Tämä vaihtoehto on valittavana ainostaan Asiakkaille. Seuraava valinta Velalliset näyttää ne laskut, joilla on avointa saatavaa. Velkojat-valinta näyttää asiakkaat, joiden laskuilla on hyvitettävää, eli maksettavaa summa on alle 0 euroa. Sisältäen myös tiedot asiakkaista, joilla on käyttämättömiä ennakkomaksuja. Velkojat vaihtoehto on käytettävissä ainoastaan suodattimella Asiakkaat sillä vakuutusyhtiöt tekevät maksusuoritukset suorakorvauspalveluista klinikalle (ovat velallisia). Mahdolliset hyvitykset virheellisistä vakuutusmaksuista käsitellään yrityksen taloushallinnassa erikseen, sillä ainoastaan asiakkaille muodostetaan hyvityslaskuja.
-
Päivämäärä: Valitse päivämäärä, jota tarkastellaan raportilla. Raportti voidaan määrittää myös etukäteen luotavaksi, jolloin asetetaan yleensä kuluvan kuukauden viimeinen päivä, aivan päivän loppuun asti eli minuutti ennen keskiyötä (23:59) mukaan lukien. Raportilla Päivämäärän suodatustapa-kohta määrittää tarkoittaako aiemmin määritetty päivämäärä laskun eräpäivää, vai laskun päiväystä.
-
Toimipiste: Jos sinulla on useita toimipisteitä voidaan raporttia rajata toimipisteittäin. Valintaruutuun on mahdollista valita yksi tai tietyt toimipisteet, tai ei mitään jolloin kaikkia toimipisteitä tarkastellaan.
-
Toimipisteryhmät: Mikäli toimipisteryhmiä on määritetty, on ryhmät valittavana myös raportille. Mikäli valintoja ei tehdä luodaan raportti kaikista toimipisteistä. Lue lisää toimipisteryhmistä.
-
Älä huomioi maksamattomia vakuutuskorvauksia: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos olet valinnut Asiakkaat ensimmäisessä kohdassa Näytä raportti seuraavasta-suodattimelle. Jos valitset, ettei maksamattomia vakuutuskorvauksia huomioida, silloin vakuutuskorvaussummien vuoksi olevia avoimia laskuja ei mukaanlueta raportin laskuihin. Mikäli valintaruutu on pois, myös asiakkaiden avoimet laskut, joilla on maksamattomia vakuutuskorvauksia sisältyvät raportille.
-
Ennakkomaksut: Tämä valintaruutu on esillä, jos olet valinnut Asiakkaat kohdassa Näytä raportti seuraavasta-suodattimelle. Mikäli ennakkomaksut-valintaruutu on valittu, sisällytetään raportille asiakkaat, joilla on käyttämättömiä ennakkomaksuja. Ilman tätä valintaa, ennakkomaksutiedot eivät sisälly raporttiin.
-
Näytä vanhat asiakasnumerot: Jos olet hiljattain siirtynyt toisesta ohjelmasta Provetiin, voit käyttää tätä vaihtoehtoa näyttääksesi vanhat asiakasnumerot, jotka edellisestä ohjelmasta on siirtyneet asiakkaiden tietoihin. Näin erääntyvien saatavien hallintaa voidaan helpottaa.
-
Päiväjaksot: Raportille voidaan eritellä jaksoja, kuinka kauan erääntymisestä on kulunut. Voit valita olemassa olevan vaihtoehdon tai luoda omia päiväjaksoja, sen perusteella millainen erääntymisaika avoimille laskuille on määritetty ohjelmassa. Esimerkiksi 0–30 näyttää kaikki laskut, joilla maksuaikaa on 0–30 vuorokauden välillä. Tällöin eräpäivänä vielä avoimena oleva maksu sisällytetään raportille – siihen on 0 päivää enää maksuaikaa jäljellä. Määritettämäsi maksuaika on yleensä hyvä määre sille, millaisia suodatuksia tehdään. Maksuaikaa hallinnoidaan toimipisteen asetuksissa. Tavanomaisesti maksuaika on 14-30 vuorokautta. Huomaathan, että lain mukaan ensimmäinen maksullinen muistutus voidaan lähettää aikaisintaan 14 päivän kuluttua eräpäivästä, ja muistutukseen lisätään toimipisteasetuksissa määrittämäsi viivästysmaksu.
-
Päivämäärän suodatustapa: Valitse, haluatko suodattaa laskut laskun päivämäärän (laskun viimeistelypäivä), vai laskulle muodostuneen eräpäivän mukaan. Huomaa, että laskun viimeistelypäivä on eri kuin laskun luontipäivä.
-
Suodata asiakastagien perusteella: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos olet valinnut Asiakkaat kohdassa Näytä raportti-suodattimella. Jos käytät tageja, voit luoda raportin tietyille asiakkaille tagien perusteella. Jos sinulla on esimerkiksi asiakkaita, joilla on mukautettuja maksuehtoja, voit luoda heidän raporttinsa erikseen lisäämällä tähän liittyvän tagin. Voit syöttää kenttään myös useita tageja. Katso tämän lisäski myös seuraava suodatinvalinta.
-
Älä huomioi seuraavia asiakastageja: Kuten aiempi valinta, tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos olet valinnut Asiakkaat kohdassa Näytä raportti-suodattimella. Mikäli sinulla on asiakkaita, joiden laskuja ei haluta raportille, voidaan tagien avulla jäättää nämä laskut/ennakkomaksutiedot raportilta pois. Esimerkiksi silloin, kun asiakkailla on erillisiä maksuaikasopimuksia. Useita eri tageja voidaan valita myös tähän kenttään.
-
Asiakastyyppi: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos organisaation asetuksissa on käytössä Ota käyttöön asiakastyypit-asetus. Valitse, haluatko sisällyttää raporttiin asiakkaita, jotka ovat tyypiltään: Sisäinen, Tutkimus vai Ulkoinen . Laskun viimeistelyhetkellä olevan asiakastyypin perusteella määriytyneet asiakkaat sisällytetään raporttiin. Mikäli asiakastyypin mukaista suodatusta ei haluta, jätetään valinta pois (- - - - - - - -).
-
-
Valitse Luo raportti. Tiedonmäärästä riippuen raportin luomisessa voi kestää hetken aikaa, yleensä enintään muutaman minuutin.
-
Yhteensä-sarakkeessa näkyy kokonaissumma, jonka asiakas tai vakuutusyhtiö on velkaa klinikalle, tai jonka klinikka on velkaa asiakkaalle. Jos raportti luodaan asiakkaista ja ennakkomaksut-valintaruutu on valittuna, vähennetään ennakkomaksut kokonaissummasta.
-
Päiväjaksosarakkeissa näkyvät erääntyneet määrät ajanjaksoittain valitun Päiväjaksot-suodattimen mukaan. Määritettämäsi maksuaika on yleensä hyvä määre sille, millaisia suodatuksia tehdään. Maksuaikaa hallinnoidaan toimipisteen asetuksissa. Tavanomaisesti maksuaika on 14-30 vuorokautta. Huomaathan, että lain mukaan ensimmäinen maksullinen muistutus voidaan lähettää aikaisintaan 14 päivän kuluttua eräpäivästä, ja muistutukseen lisätään toimipisteasetuksissa määrittämäsi viivästysmaksu. Raportilla näkyvistä summista saa tarkemmin tietoa, kun viet hiiren summan päälle. Lisätietokenttä tulee esiin, jossa on ilmoitettu laskun numero, eräpäivä ja laskukohtainen erääntymissumma. Yli 10 avoimen laskun tarkastelua on tehtävä Excel-tiedostosta, joka tapahtuu Vie/Tulosta-painikkeen kautta.
-
Mikäli raporttia luotaessa Ennakkomaksut-suodatin on valittu, Ennakkomaksut-sarakkeessa näkyy asiakkaan tiedoissa olevien käyttämättömien ennakkomaksujen määrä.
-
Jokaisen sarakkeen loppusummat näkyvät raportin alaosassa.
-
Vie / Tulosta-painikkeen valikosta voit valita vaihtoehdon, jolla voit tallentaa raportin tiedot johonkin käytettävissä olevista tiedostomuodoista. Tämän jälkeen voit jatkokäsitellä tietoja taloushallintaa varten esimerkiksi Excelissä.
Mikäli tietomäärä on suuri, on suositeltavaa valita Lähetä sähköpostina, jolloin raportti muodostuu taustalla ja lähetetään myöhemmin palvelimelta. Näin ollen tiedoston muodostumista ei tarvitse erikseen odottaa.
Voit lähettää maksukehotuksia avoimista saatavista asiakkaillesi. Toimintoa käytettäessä sinulla on oltava määritetty ainakin yksi maksukehoitus-mallipohja, joita hallinnoidaan Asetukset > Tulostusasetukset > Maksukehotukset Katso ohje tästä linkistä maksukehotuksen määrittämiseen.
-
Jos haluat käsitellä maksukehotuksia, valitse raportin yläpuolella oikeassa yläkulmasta: Aloita käsittely. Uudessa näkymä avautuu ja ajastin käynnistyy, jonka aikana maksukehotuksia hallinnoidaan. Voit lisätä ajastimeen aikaa plus-painikkeesta. Kun ajastimen aika päättyy, prosessia ei voi enää jatkaa ennen uuden raportin luomista.
-
Voit valita kaikki mahdolliset laskut, tai jonkin tietyn jakson, jonka aikaisista erääntyneistä avoimista saatavista haluat lähettää maksukehoituksen.
-
Luettelossa näytettävä rivien määrä voidaan määrittää luettelon alla vasemman reunan valikosta: Kirjausta per sivu, jonka avulla sivulle voidaan ladata useampia tietoja kerralla näkyviin. Luettelon alla oikealla näet sivuluettelon, josta voidaan selata useita eri sivuja, mikä tietoja on paljon.
-
Kun olet valinnut laskut (suodatinvalinnalla tai rivi kerrallaan) toimintovalikko tulee esiin ja josta valitaan Käsittele maksukehoituksen muodostamiseksi. Valinnan jälkeen näet yhteenvedon asiakkaista, joille maksukehotusta ollaan muodostamassa.
-
Huom! Kaikki määrittämäsi maksukehotukset näkyvät listalla, ja ainakin yksi on oltava määritetty tulostusasetukissa. Ohjeet maksukehotusten määrittämiseksi löydät osoitteessa Maksukehotukset, sekä velkatilannehallinnan mukautetut kentät ja tagit.
-
-
Valitse esikatseluvalikosta lähetys- ja tulostusasetukset:
-
Maksukehoituksia voidaan tulostaa suoraan, tai määrittää tulostettavaksi ainoastaan silloin, mikäli sähköpostiosoite puuttuu.
-
Maksukehotukseen voidaan liittää mukaan kaikki laskut, joita maksukehotus koskee valitsemalla: Liitä laskut.
-
Mikäli maksukehotuksen yhteydessä halutaan toimittaa hoitotapahtumista lisätietoja, voidaan valita: Liitä hoitoyhteenveto.
-
Mikäli käsittelystä halutaan jättää merkintä asiakkaan tietoihin, valitse: Merkitse käsitellyksi. Maksukehotus on tällöin nähtävillä ohjelmasta asiakkaan tiedoissa osiossa: Viestintä.
Esikatseluikkunan yläosassa voit valita yksittäisen asiakkaan, ja tarkastella miltä asiakkaalle toimitettava maksukehotus näyttää.
-
-
Valitse Käsittele maksukehotusten lähettämiseksi.
Maksukehotusta luotaessa on hyvä huomioida, että asiakkaalle toimitetaan maksukehotuksen yhteydessä tieto kaikista avoimista saatavista samalla kerralla.
Asetukset > Käyttäjät > Oikeustasoryhmät
Käyttäjällä tarvitsee olla raportin ja maksukehotusten tekemiseksi omien käyttöoikeusryhmiensä luku- ja kirjoitusoikeudet seuraavia asetuksia varten:
-
Asetukset -sivu
-
Tulostusasetukset
-
Raportit -sivu
-
Talousraportit (osioon pääsemiseksi)
-
Talousraporttien Velalliset ja velkojat -raportit (kyseiselle raportille pääsy)
Päivitetty
Kommentit
0 kommenttia
Kommentointi on poistettu käytöstä.