Puede finalizar y enviar facturas a varios clientes a la vez. En lugar de procesar cada factura individualmente, puede seleccionar un grupo de facturas, prepararlos, componer el correo electrónico y enviar todo en una sola operación. Esto ahorra tiempo al personal financiero y de recepción durante los ciclos regulares de facturación.
Puede iniciar este flujo desde dos lugares:
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La lista de facturas — para enviar facturas para varios clientes a la vez.
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Página de un cliente — para enviar facturas para un solo cliente.
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Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico del cliente están registradas en el sistema antes de enviar.
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Sólo se pueden enviar facturas finalizadas. Puedes finalizar facturas de borrador como parte de este flujo.
Puedes acceder al botón Enviar como correo electrónico desde dos lugares:
Desde la lista de facturas:
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Ir a Registros > Facturas.
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Utilice los filtros o el campo de búsqueda para reducir la lista a las facturas que desea procesar.
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Haga clic en una fila para seleccionar una factura. La barra de acciones aparece en la parte inferior de la página. Para añadir más facturas a su selección, haga clic en filas adicionales, o seleccione "Seleccionar todo en la página" o "Seleccionar todo" para incluir todas las facturas en todas las páginas.
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En la barra de herramientas, seleccione Acciones > Enviar como correo electrónico.
Desde la página de un cliente:
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Abrir la página del cliente.
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Ve a Facturación > Facturas.
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Seleccione las facturas que desea enviar.
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Seleccione Acciones > Enviar como correo electrónico.
Tus facturas seleccionadas aparecen en el grupo Listo . Estas son facturas finalizadas que pueden ser enviadas.
Si su selección incluye facturas borradas, también aparece un grupo que necesita ser finalizado . Las facturas de borrador deben ser finalizadas antes de poder ser enviadas.
Si todas las facturas seleccionadas ya están finalizadas, puedes proceder directamente a la siguiente paso.
Si la necesita ser finalizada contiene las facturas de borrador que desea incluir:
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Seleccione la casilla de verificación junto a cada factura borrador que desea finalizar, o seleccione Finalizar todas las facturas borrador para seleccionar todas ellas. El estado de cada factura seleccionada se actualiza para mostrar Borrador → Finalizada.
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Seleccione Continuar. Se abre un diálogo de confirmación.
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Revise la confirmación. El diálogo muestra cuántas facturas serán finalizadas y advierte que las facturas finalizadas no pueden ser cambiadas al borrador. Si las facturas no pueden ser finalizadas, haga clic en Mostrar facturas que no pueden ser finalizadas para ver la razón. Puede navegar a esas facturas para resolver cualquier problema antes de volver a intentarlo.
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Selecciona Finalizar y continúa para continuar.
Para abrir un registro de cliente o revisar una factura, seleccione el nombre del cliente o el número de factura. Cada enlace se abre en una nueva pestaña.
Si su selección incluye facturas para clientes con tasas de IVA alternativas, se mostrará el siguiente aviso: "Si las facturas seleccionadas incluyen tipos de cliente con tasas de IVA alternativas, esas tasas se aplicarán automáticamente." No se necesita ninguna acción, ya que las tasas correctas se aplican automáticamente durante la finalización.
Nota
Si alguno de los clientes de su selección no tiene una dirección de correo electrónico, están marcados antes de enviar. Esas facturas están excluidas del envío.
Elija qué incluir en cada correo electrónico del cliente. Las siguientes opciones están disponibles:
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Permitir al cliente dar comentarios
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Recibos de pago como archivo adjunto
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Factura/recibo como adjunto
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Incluir consulta & historial de pacientes
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Incluye el resumen del tratamiento
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Incluye instrucciones de descarga
Tenga en cuenta que la opción Incluya las instrucciones de descarga no afecta las facturas de contra-venta ni las facturas consolidadas.
Seleccione Continue.
Seleccione el remitente, luego introduzca la línea del asunto y el cuerpo del correo electrónico para el mensaje que se enviará a los clientes.
Para utilizar una plantilla guardada, seleccione + Añadir plantilla de correo electrónico, encuentra la plantilla que quieres usar y selecciona Añadir. El texto de la plantilla se añade al cuerpo del correo electrónico.
Seleccione Continue.
Revisar el resumen antes de enviar, incluyendo:
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Los clientes a los que se enviará el correo electrónico, con sus direcciones de correo electrónico y las facturas incluidas para cada cliente
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El remitente
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Los detalles y archivos adjuntos seleccionados
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Cuerpo del asunto y del correo electrónico
Si hay que cambiar algo, seleccione atrás para volver al paso relevante.
Cuando esté listo, seleccione Enviar correo electrónico. Un mensaje de confirmación se muestra cuando los correos electrónicos se han enviado correctamente.
Se envía un correo electrónico por cliente, combinando todas las facturas y los archivos adjuntos seleccionados en un solo mensaje.
Una vez que se han enviado los correos electrónicos, cada factura está marcada como Enviada en la lista Facturas . con la fecha y hora registrados en la columna Enviado.
Puede ver el correo electrónico que fue enviado en la pestaña Comunicación del cliente.
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