End of Day (EOD)-rapporter bruges til at gennemgå finansielle salgstransaktioner og betalinger, der har fundet sted i løbet af arbejdsdagen. De hjælper med at verificere, at de modtagne betalinger stemmer overens med det, der rapporteres af Provet.
Indholdet af End of Day-rapporter er dynamisk. Det betyder, at rapportens indhold kan ændre sig, efter at en rapport er oprettet eller markeret som klar til bogføring, hvis der oprettes nye fakturaer eller betalinger i rapportens tidsinterval. En betaling kan også optræde i flere rapporter, hvis rapporternes start- og sluttidspunkt overlapper hinanden.
-
På Patientpleje > Dashboard skal du vælge knappen End of day i øverste højre hjørne af skærmen.
-
Vælg knappen Opret ny rapport. En dialog åbnes.
-
For Transaktioner for skal du vælge, om rapporten skal oprettes for transaktionerne for Alle brugere eller en Udvalgt bruger. En almindelig arbejdsgang er, at hver kassemedarbejder eller kassestation opretter en End of Day-rapport for deres vagt ved slutningen af arbejdsperioden. Alternativt kan der oprettes en End of Day-rapport for hver arbejdsdag.
-
Vælg Starttidsstempel og Sluttidsstempel for at definere tidsintervallet for rapporten. Du kan også tilføje en valgfri Beskrivelse.
-
Tilføj Start kontantbeløb, Slut kontantbeløb og eventuelle Kontanthævninger, der fandt sted i løbet af rapportens tidsinterval. En kontanthævning er alle kontanter, der fjernes fra kassen, f.eks. hvis en stor kontantbetaling blev fjernet til tidlig indbetaling for at opretholde kassens sikkerhed. Du kan bruge lommeregneren (a) i feltet Slutkontantbeløb til at beregne slutkontantbeløbet: Læg beløbene sammen ved hjælp af lommeregnerens mønt- og notefelter, og vælg Indstil for at indtaste den samlede sum i feltet Slutkontantbeløb.
-
Hvis der er kladdefakturaer i det valgte tidsinterval, vises de under Kladdefakturaer. For at åbne en faktura skal du vælge pileknappen (b) i slutningen af fakturarækken. Bemærk, at afhængigt af rapporteringsindstillingerne er det muligvis ikke muligt at markere rapporten som klar til bogføring, hvis der er kladdefakturaer i rapportens tidsinterval.
-
Afhængigt af rapporteringsindstillingerne kan du muligvis manuelt tilføje beløb for forskellige betalingsmetoder under Samlede beløb givet af bruger. Du kan bruge dette til at kontrollere eventuelle forskelle med betalinger, der er tilføjet til Provet.
-
Vælg Gem. Rapporten genereres på fanen End of day reports.
Du kan finde de oprettede dagsafslutningsrapporter på fanen Dagsafslutningsrapporter. For at filtrere listen kan du definere et datointerval, vælge de brugere, hvis transaktioner du vil se, og vælge status for dagsafslutningsrapporten ('Åben', 'Klar til bogføring', eller 'Rapporteret til bogføring').
Vælg øjenknappen for at se en rapport. Vælg knappen Pen for at redigere rapportens indstillinger. Vælg skraldespandsknappen for at slette rapporten. Rapporter i status 'åben' kan redigeres eller slettes.
Rapporten viser følgende oplysninger:
-
Fanerne Kontantbetalinger, Kortbetalinger, og Alle betalinger viser betalingerne fra det valgte tidsinterval efter betalingstype. Alle betalinger omfatter også alle andre betalingsmetoder ud over kontant- og kortbetalinger.
-
Hvis din klinik bruger Provet Pay, vises fanen Provet Pay-betalinger i stedet for fanen kortbetalinger. Fanen viser alle betalinger, der behandles via Provet Pay.
-
Fanen Corrections viser kreditnota-betalinger, interne overførsler og annullerede betalinger.
-
Fanen Sales viser alle færdigbehandlede fakturaer og den samlede salgssaldo. Konsoliderede fakturaer er ikke inkluderet, men fakturaer, der er en del af konsoliderede fakturaer, er inkluderet. Momsbeløb er også inkluderet, og alle totaler vises både med og uden moms.
-
Fanen Receivables viser alle ubetalte fakturaer, inklusive konsoliderede fakturaer.
-
Fanen Brugte forudbetalinger viser de forudbetalinger, der blev brugt til at betale fakturaer.
Hvis din Provet omfatter flere kliniksteder (lokationer), og der har været betalinger på tværs af kliniksteder, afhænger det af dine systemindstillinger, hvordan disse betalinger vises i dine rapporter. For mere information, se Betalinger på tværs af klinikker.
Afhængigt af rapporteringsindstillingerne kan du muligvis foretage rettelser til betalingerne på rapporten ved hjælp af knappen Correction, f.eks. ændre betalingsmetoden. Disse rettelser er kun til orientering og påvirker ikke betalinger på færdigbehandlede fakturaer eller rapporter.
Nederst i dialogen kan du finde en komplet betalingsoversigt over de forskellige betalingsmetoder.
Du kan udskrive en oversigt over rapporten med de valgte oplysninger ved hjælp af indstillingerne i Print knappens pilmenu . Hvis du vil udskrive oversigten med alle betalinger, skal du vælge knappen Udskriv uden nogen valgmuligheder i pilmenuen.
Når End of Day-rapporten er klar, skal du vælge knappen Markér som klar til bogføring i rapportdialogen og bekræfte. Rapportens status opdateres, og rapporten vises på fanen Klar til bogføring. Bemærk, at afhængigt af rapporteringsindstillingerne er det muligvis ikke muligt at markere rapporten som klar til bogføring, hvis der er kladdefakturaer i rapportens tidsinterval.
For at filtrere listen over rapporter, der er klar til bogføring, kan du definere et datointerval og vælge de brugere, hvis transaktioner du vil se. Du kan åbne og se rapporter, der er klar til bogføring, ved hjælp af knappen Øje, men du kan ikke redigere eller slette dem. Du kan dog vælge knappen Return status to open i rapportdialogen for at ændre rapportens status tilbage til "åben" og derefter redigere den igen på fanen End of day reports.
Rapporter, der er "klar til bogføring", viser de samme oplysninger som "åbne" rapporter, og udskrivningsmulighederne er også de samme. Derudover kan du vælge Udskriv balance. Balancen viser tilgodehavender og betalinger under Debet og alle fakturarækker grupperet efter kontonumre med den samlede sum for hver gruppe under Kredit. Forudbetalinger vises under Debet, hvis forudbetalingssummen er positiv (flere brugte end tilføjede forudbetalinger), og under Kredit, hvis den er negativ (flere tilføjede end brugte forudbetalinger).
Fakturabetalinger og forudbetalinger, som i øjeblikket ikke er inkluderet i nogen End of Day-rapport, vises på Payments not in end of day reports i højre side af End of Day-rapportsiden. Denne liste omfatter alle betalinger i dit system, som ikke er medtaget inden for dato- og tidsintervallet og brugerfiltrene i nogen af dine aktuelt gemte End of Day-rapporter. Hvis f.eks. tidsintervallet for en rapport ikke dækker alle dagens transaktioner, eller hvis nogle brugeres transaktioner ikke er inkluderet i en rapport, vises disse betalinger på listen.
Det anbefales, at du rutinemæssigt gennemgår fanen Betalinger, der ikke er med i dagsafslutningsrapporterne for at kontrollere, at alle betalinger er medtaget i dagsafslutningsrapporterne.
Du kan filtrere betalingslisten efter et datointerval og inkludere eller ekskludere brugere.
-
Gør det muligt for brugeren at indtaste beløb for hver betalingsmetode: Når det er valgt, kan brugerne manuelt tilføje beløb for forskellige betalingsmetoder på rapporter ved dagens slutning for at kontrollere eventuelle forskelle med betalinger, der er tilføjet til Provet.
-
Aktivér betalingskorrektioner på dagsafslutningsrapporter: Når det er valgt, kan brugerne foretage korrektioner af betalinger på dagsafslutningsrapporter. Disse rettelser er kun til orientering og påvirker ikke betalinger på færdigbehandlede fakturaer eller rapporter.
-
Tillad ikke lukning af dagsafslutningsrapport, hvis der er kladdefakturaer i den valgte tidsramme: Når dette er valgt, kan dagsafslutningsrapporter ikke markeres som klar til bogføring, hvis der er kladdefakturaer i det tidsinterval, der er valgt for rapporten.
-
Brug den seneste End of Day-rapports sluttidspunkt som standardstarttidspunkt: Når det er valgt, tilføjes Date end time for den seneste End of Day-rapport automatisk som standard Date start time for den næste End of Day-rapport. Datoen kan ændres.
Hvis du vil have kontonumre med i XLS-eksporten af regnskabsrapporter, kan du tilføje dem til følgende kontofelter:
-
Dagsrapport: Kontant kontonummer
-
Dagsrapport: Kreditkort kontonummer
-
Dagsrapport: Bank kontonummer
-
Dagsrapport: MobilePay kontonummer
-
Dagsrapport: Check kontonummer
-
Dagsrapport: Kupon kontonummer
-
Dagsrapport: Gavekort-kontonummer
-
Dagsrapport: Financieringsselskab kontonummer
Opdateret
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.