Du kan færdiggøre og sende fakturaer til flere kunder på én gang. I stedet for at behandle hver faktura individuelt, kan du vælge en gruppe af fakturaer, forberede dem, komponere e-mailen, og sende alt i en enkelt operation. Dette sparer tid til finansiering og modtagelse personale under regelmæssige faktureringscyklusser.
Du kan starte dette flow fra to steder:
-
Fakturalisten — for at sende fakturaer til flere kunder på én gang.
-
En kundes side — at sende fakturaer til en enkelt kunde.
-
Sørg for, at klientens e-mailadresser registreres i systemet, før du sender.
-
Kun færdige fakturaer kan sendes. Du kan færdiggøre udkast til fakturaer som en del af denne flow.
Du kan få adgang til Send som e-mail knappen fra to steder:
Fra listen over fakturaer:
-
Gå til Records > Fakturaer.
-
Brug filtre eller søgefeltet til at indsnævre listen til de fakturaer, du vil behandle.
-
Klik på en række for at vælge en faktura. Handlingsværktøjslinjen vises nederst på siden. For at tilføje flere fakturaer til dit valg, skal du klikke på yderligere rækker, eller vælg "Vælg alle på siden" eller "Vælg alle" for at inkludere alle fakturaer på tværs af alle sider.
-
Vælg Actions > Send som e-mail i værktøjslinjen.
Fra en klients side:
-
Åbn klientens side.
-
Gå til Fakturering > Fakturaer.
-
Vælg de fakturaer, du vil sende.
-
Vælg Handlinger > Send som e-mail.
Dine valgte fakturaer vises i Klar gruppen. Disse er færdige fakturaer, der kan sendes.
Hvis dit valg omfatter udkast til fakturaer, vises også en Behøver at blive færdiggjort -gruppe. Udkast til fakturaer skal færdiggøres, før de kan sendes.
Hvis alle valgte fakturaer allerede er afsluttet, kan du gå direkte til næste trin.
Hvis skal færdiggøres sektionen indeholder kladdefakturaer, du vil omfatte:
-
Vælg afkrydsningsfeltet ved siden af hver kladdefaktura, du vil færdiggøre, eller vælg Færdiggør alle udkast til fakturaer for at vælge dem alle. Status for hver valgt faktura opdateringer for at vise Draft → Afsluttet.
-
Vælg Fortsæt. En bekræftelsesdialog åbnes.
-
Gennemgå bekræftelsen. Dialogen viser hvor mange fakturaer der vil blive færdiggjort og advarer om at færdige fakturaer ikke kan ændres tilbage til kladde. Hvis nogen fakturaer ikke kan afsluttes, klik på Vis fakturaer, der ikke kan færdiggøres for at se årsagen. Du kan navigere til disse fakturaer for at løse eventuelle problemer, før du forsøger igen.
-
Vælg Færdiggør og fortsæt for at fortsætte.
For at åbne en klientjournal eller gennemgå en faktura, skal du vælge kundens navn eller fakturanummer. Hvert link åbnes i en ny fane.
Hvis dit valg omfatter fakturaer for kunder med alternative momssatser, følgende meddelelse vises: "Hvis de valgte fakturaer omfatter klienttyper med alternative momssatser, vil disse satser blive anvendt automatisk." Ingen handling er nødvendig - de korrekte satser anvendes automatisk under færdiggørelsen.
Bemærk
Hvis en klient i dit valg ikke har en e-mailadresse, flages de før afsendelse. Disse fakturaer er udelukket fra afsendelse.
Vælg hvad der skal inkluderes i hver klient e-mail. Følgende indstillinger er tilgængelige:
-
Tillad klienten at give feedback
-
Betalings kvitteringer som vedhæftet fil
-
Faktura/kvittering som vedhæftet fil
-
Inkludér konsultation & patienthistorie
-
Inkludér behandlingsoversigt
-
Inkludér udladningsinstruktioner
Bemærk, at Include discharge instructions option påvirker ikke tæller salg fakturaer eller konsoliderede fakturaer.
Vælg Fortsæt.
Vælg afsenderen, derefter indtaste emne linje og e-mail-krop for den besked, der vil blive sendt til klienter.
For at bruge en gemt skabelon, vælg + Tilføj e-mail skabelon, find den skabelon, du vil bruge, og vælg Tilføj. Skabelonen tekst er tilføjet til den e-mail-krop.
Vælg Fortsæt.
Gennemgå resuméet før afsendelse, herunder:
-
Klienterne e-mailen vil blive sendt til, med deres e-mail-adresser og fakturaer inkluderet for hver klient
-
Afsenderen
-
Detaljerne og vedhæftede filer valgt
-
Emne linje og e-mail krop
Hvis noget skal ændres, skal du vælge Tilbage for at vende tilbage til det relevante trin.
Når du er klar, skal du vælge Send e-mail. En bekræftelsesmeddelelse vises, når e-mailene er blevet sendt.
En e-mail sendes pr. klient, der kombinerer alle fakturaer og udvalgte vedhæftede filer i en enkelt besked.
Når e-mailene er sendt, er hver faktura markeret som Sendt i Fakturaer listen, med dato og klokkeslæt registreret i kolonnen Sendt.
Du kan se den e-mail, der blev sendt på klientens Kommunikation fane.
Opdateret
Kommentarer
0 kommentarer
Artiklen er lukket for kommentarer.